Wir bekommen oft die Frage von unseren Kunden, wie sie TriFact365 optimal nutzen können. Deshalb haben wir eine Reihe von Tipps und Tricks aufgelistet. Sowohl erfahrene Kunden als auch Neueinsteiger in TriFact365 können diese Tipps zur automatischen Rechnungsverarbeitung nutzen, um ihre Buchhaltung schneller und effizienter zu erledigen.
UPDATE: Zusätzlich zu den bereits vorhandenen 10 Tipps zur automatischen Rechnungsbearbeitung haben wir 5 (!) weitere Tipps für Sie hinzugefügt.
TIPP 1: Starten Sie die Anleitungstour im Portal
Der erste und wichtigste Tipp! An mehreren Stellen im Portal ist eine Anleitung verfügbar, die genau erklärt, wie der Bildschirm funktioniert. Wenn Sie diesen Bildschirm zum ersten Mal aufrufen, wird die Tour automatisch gestartet. Sie können die Tour auch zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal durchlaufen.
TIPP 2: Automatisch Rechnungen weiterleiten
Heutzutage werden immer mehr Rechnungen digital per E-Mail verschickt. Sie können diese Rechnungen ganz einfach automatisch an TriFact365 weiterleiten. Jeder Verwaltung wird eine eigene E-Mail-Adresse zugewiesen. Wenn Sie Ihre Rechnungen an diese E-Mail-Adresse weiterleiten, werden sie automatisch in Ihrem Arbeitsauftrag erscheinen. Über den Briefkasten in TriFact365.
TIPP 3: Ansicht zugestellter E-Mails in der Mailbox
Alle zugestellten E-Mails landen in Ihrem TriFact365-Postfach. Hier können Sie überprüfen, ob die E-Mail eingegangen ist. Sie können die Details der E-Mail einsehen und sehen, welche Anhänge verarbeitet wurden und warum bestimmte Anhänge nicht verarbeitet wurden.
TIPP 4: Teilen, zusammenführen und Rechnungsart ändern
Sie haben Rechnungen geliefert, möchten aber bestimmte Dokumente aufteilen, zusammenführen oder ihre Art ändern? Kein Problem! Im Arbeitsvorrat können Sie einfach die entsprechenden Rechnungen ankreuzen und Maßnahmen ergreifen. Sie können Dokumente, die aus mehreren Rechnungen bestehen, aufteilen, bestimmte Dokumente zu einem einzigen zusammenführen oder die Art der Rechnung (Einkauf/Verkauf) ändern.
TIPP 5: Füllen Sie die Stammdaten der Gläubiger aus
Das Bedienfeld bietet außerdem eine Reihe praktischer Funktionen, die die Rechnungsbearbeitung noch schneller und einfacher machen. Sie können die Anerkennung von Rechnungen beeinflussen, indem Sie die Stammdaten von Debitoren und Kreditoren so weit wie möglich vervollständigen. Geben Sie die IBAN-Nummer, die Nummer der Handelskammer und die Mehrwertsteuernummer ein, damit unsere Software mehr eindeutige Daten zur Verfügung hat, um die Rechnung dem richtigen Bezug zuzuordnen. Bestimmen Sie dann einen Standard-Mehrwertsteuercode, eine Zahlungskondition, ein Kreditorenkonto und ein Hauptbuchkonto, um einen möglichst vollständigen Buchungsvorschlag zu erhalten.
TIPP 6: Funktionstrennung für Benutzer einrichten
Mit Hilfe der verschiedenen Benutzerrechte können Sie festlegen, welche Aktionen welche Benutzer in TriFact365 durchführen dürfen. Stellen Sie dann fest, zu welchen Verwaltungen der Benutzer im Portal Zugang hat. Auf unserer Support-Seite erfahren Sie, welche Benutzerrechte TriFact365 unterscheidet und wann Sie einem Benutzer welches Benutzerrecht gewähren sollten.
TIPP 7: Stellen Sie die Sprache des Portals ein
De portal van Das TriFact365-Portal ist nicht nur auf Niederländisch, sondern auch auf Englisch, Deutsch, Französisch und Spanisch verfügbar. Als Benutzer entscheiden Sie, in welcher Sprache Sie mit TriFact365 arbeiten möchten.
TIPP 8: Rechnungen zur Zahlung gesperrt buchen
Sind die Zahlungen der Rechnungen im Buchhaltungspaket geregelt? Für AccountView, AFAS, Exact Online, Twinfield und Unit4 Multivers können Sie Rechnungen zur Zahlung gesperrt buchen. Die Buchung ist bereits erfolgt, wenn der Vollmachtsworkflow aufgerufen wird. Sobald jeder Nutzer seine Zustimmung gegeben hat, wird die Buchung zur Zahlung freigegeben und kann in die Zahlungen einbezogen werden.
TIPP 9: Von der Mehrwertsteuer befreite Verwaltungen
In TriFact365 gibt es eine spezielle Funktion für Verwaltungen, die von der Mehrwertsteuer befreit sind. Die Buchungsvorschläge werden dann automatisch inklusive Mehrwertsteuer dargestellt. Vermeiden Sie manuelle Aktionen und aktivieren Sie diese Einstellung!
TIPP 10: Legen Sie eine Standardbeschreibung für Rechnungen fest
Auf der Verwaltungsebene können Sie angeben, wie die Standard-Rechnungsbeschreibung aussehen soll. Dies kann durch die Einrichtung so genannter Labels geschehen. Diese Bezeichnungen beziehen sich auf ein Feld im Kontrollbildschirm und werden im Beschreibungsfeld zwischen eckigen Klammern angezeigt. Wenn Sie die Buchung später erstellen, werden die Bezeichnungen in den Wert umgewandelt, der in die entsprechenden Felder eingegeben wurde.
TIPP 11: Berechnen Sie Beträge mit der Rechenfunktion
Im Kontrollfenster können Sie auch ganz einfach Beträge berechnen, indem Sie die Rechenfunktion verwenden. In den Feldern „Betrag“ und „Mehrwertsteuer“ ist eine Berechnungsfunktion eingebaut, mit der Sie Beträge einfach addieren, subtrahieren, multiplizieren und dividieren können. Sie können die Berechnung in diese Felder eingeben, die Eingabetaste drücken und das Ergebnis wird angezeigt.
TIPP 12: Verwenden Sie Tastenkombinationen bei der Eingabe von Rechnungen
In der Systemsteuerung von TriFact365 gibt es eine Reihe von Shortcuts. Mit diesen Schlüsseln können Sie die Rechnungen in Ihrer Verwaltung noch schneller bearbeiten.
TIPP 13: Personalisieren Sie den Kontrollbildschirm
Mit den Anzeigeoptionen im Kontrollbildschirm können Sie die Struktur des Kontrollbildschirms leicht anpassen. Je nachdem, mit welchem Buchhaltungspaket Sie arbeiten, können Sie die Dimensionen ein- oder ausschalten. Dimensionen ausschalten? Dann wird das Beschreibungsfeld automatisch vergrößert. Sie können die Breite der Buchungszeilen auch über den gesamten Bildschirm legen und den PDF-Viewer auf der linken Seite des Bildschirms anzeigen. Auf diese Weise können Sie leicht Ihren eigenen Kontrollbildschirm erstellen.
TIPP 14: Nutzen Sie unsere mobile App
Nutzen Sie bereits unsere mobile App? Sie können mit Ihrem Smartphone (iOS, Android) ganz einfach Fotos von Quittungen machen und diese in TriFact365 hochladen. Es ist auch möglich, über die mobile App Rechnungen und Belege zu genehmigen und zu beschaffen. Auf diese Weise können Sie Ihre Buchhaltung jederzeit von unterwegs aus aktualisieren.
Lesen Sie hier mehr über unsere mobile App.
TIPP 15: E-Mail-Erinnerungen und Push-Benachrichtigungen einrichten
Machen Sie von der Vollmacht und/oder der Prokura Gebrauch? Vergessen Sie dann nicht, eine Erinnerungs-E-Mail einzurichten! Auf diese Weise können Sie nach einer bestimmten Anzahl von Stunden ganz einfach E-Mails erhalten, die Sie daran erinnern, dass es noch Rechnungen gibt, die Sie als Benutzer genehmigen/beschaffen müssen. Auf diese Weise sind Sie immer auf dem Laufenden über Ihr Arbeitspensum, ohne sich jedes Mal online einloggen zu müssen.
Erhalten Sie Push-Benachrichtigungen in der TriFact365-App
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