Binnen TriFact365 heb je als Beheerder de mogelijkheid om op verschillende momenten documenten te laten goedkeuren. Hierin heb je de keuze om documenten goed te laten keuren bij ontvangst (Autorisatie) en/of bij het maken van een boeking naar het boekhoudpakket (Procuratie).
Op basis van een onderzoek naar de ervaringen van onze klanten zijn de schermen voor het wijzigen van Autorisatie- en Procuratieschema’s vernieuwd. Welke wijzigingen zijn er doorgevoerd? En wat betekent dit voor de inrichting van de Autorisatie en Procuratie?
Wijzigingen
- Niveau vervangen door Fase. Door het gebruik van het woord Fase is voor elke Gebruiker duidelijk dat het document na goedkeuring in een volgende goedkeuringsstap wordt opgenomen.
- Verplicht/Optioneel vervangen door Alle gebruikers/Eén gebruiker. Goedkeuringen binnen een fase worden door alle gebruikers of één gebruiker gegeven. Dit is een vereenvoudiging ten aanzien van Verplicht/Optioneel per Gebruiker.
Inrichting
In het verleden was soms niet meteen duidelijk hoe een autorisatie- en/of procuratieschema was ingericht of aan welke administratie deze was verbonden. In de nieuwe vormgegeving zijn er wijzigingen doorgevoerd om deze punten te verbeteren:
Oud
Nieuw
Nieuw schema inrichten
Tips
- Zorg dat Gebruikers het recht Autorisatie en/of Procuratie hebben toegewezen gekregen
- Wijs 1 of meerdere administraties toe aan de Gebruiker
- Vink Procuratie aan bij Instellingen (Tandwiel) > Administraties als je Procuratie wilt gebruiken voor een administratie
Door onderstaande instructies op te volgen kun je een nieuw schema voor zowel Autorisatie als Procuratie aanmaken:
- Ga naar Instellingen (tandwiel) > Autorisatie/Procuratie en klik daarna op Toevoegen
- Geeft het autorisatie- of procuratieschema een herkenbare omschrijving
- Klik op de knop met het Plusje. Fase 1 komt beschikbaar
- Selecteer een Gebruiker in Fase 1
- Voeg eventueel nog een Gebruiker toe via de knop met het Plusje. Je kunt maximaal 10 Gebruikers toevoegen aan één fase
- Wanneer je meer dan één Gebruiker toevoegt aan een fase, dan komt er een extra instelling beschikbaar:
Alle gebruikers: Alle Gebruikers in deze fase moeten het document verplicht goedkeuren
Eén gebruiker: Eén van de Gebruikers in deze fase moet het document goedkeuren - Klik op Fase toevoegen om een nieuwe fase toe te voegen, tot maximaal 5 fases
- Klik op Fase verwijderen om een fase uit de werkstroom te verwijderen
Administratie(s) toevoegen
De laatste stap voor het inrichten van een schema is het toewijzen van een administratie.
Voor Autorisatie geldt dat een administratie maar aan 1 schema kan worden toegewezen. Een administratie kan wel aan meerdere procuratieschema’s worden toegewezen.
Klik op een van onderstaande links voor een uitleg over de inrichting van autorisatie- en/of procuratieschema’s:
Wil je weten waarvoor je Autorisatie kunt inzetten binnen jouw organisatie? Lees dan onze blog TriFact365 biedt betaalbare bescherming tegen oplichting via voice-cloning.
