Cada empresa tiene su propia forma de trabajar, pero hay muchas en las que el procesamiento de facturas se sigue haciendo total o parcialmente fuera de línea. Las facturas se imprimen y pasan de gestor en gestor para recibir las firmas y sellos correspondientes. Después, siempre que la factura no haya desaparecido en algún lugar en su viaje de ida y vuelta, todo tiene que teclearse manualmente en un paquete contable. Probablemente haya una sala en algún lugar de la empresa donde se almacenen todas estas facturas en papel, con sus sellos y firmas. Creemos que esto se puede hacer de otra manera, que ya no hay necesidad de tener facturas en papel en circulación. Se puede almacenar todo cómodamente en un lugar que no ocupe espacio, es decir, la nube. Lea a continuación cómo autorizar facturas digitalmente.
Transformación al trabajo digital
Para conseguirlo, es importante convertir el proceso offline en digital. Por supuesto, usted quiere que la factura sea aprobada por las personas adecuadas antes de reservar y pagar la factura. Existen varias opciones para ello en TriFact365. Por ejemplo, puede configurar diferentes flujos de aprobación antes y después de la propuesta de reserva. El cambio a una forma de trabajo digital conlleva varias ventajas.
- Ahorro de tiempo y costes
La digitalización de los procesos de trabajo le permite convertirse en una oficina sin papeles. Ya no es necesario imprimir facturas y averiguar quién tiene que dar su aprobación. Mediante un proceso de trabajo digital en TriFact365, cada autorizador recibe una notificación automática cuando una factura está lista para su aprobación. Además, también ahorrará al no necesitar más espacio de almacenamiento para todas esas facturas en papel. - Transparente
Un método de trabajo digital contribuye a que los procesos sean transparentes. Crea claridad sobre quién es responsable de cada parte y cuál es el siguiente paso. En TriFact365, una pista de auditoría digital rastrea exactamente quién, cuándo y qué paso ha realizado. ¿Se rechaza una factura? Entonces el usuario puede publicar un comentario para indicar qué es incorrecto. - Todo digital en un solo lugar
Tal vez la ventaja más importante para muchos, usted tiene todas sus facturas digitalmente en un solo lugar. TriFact365 dispone de un archivo digital en el que se pueden encontrar todas las facturas procesadas e introducidas. Por lo tanto, si se realiza una auditoría o si busca una factura en particular, podrá encontrarla fácilmente en el archivo digital.
Conclusión: autorización digital de facturas
El cambio a un flujo de trabajo digital con flujos de autorización ofrece, por tanto, varias ventajas. TriFact365 le ofrece la posibilidad de convertir su proceso offline a un método de trabajo digital. ¿Le gustaría probar cómo TriFact365 puede contribuir a su negocio? Pruebe TriFact365 ahora durante 30 días de forma gratuita.
