Gute Vorsätze für die Einführung der digitalen Rechnungsverarbeitung bleiben manchmal schnell auf der Strecke, wenn man mit dem Berg von Rechnungen konfrontiert wird, die dafür auf rationelle Art und Weise zugestellt werden müssen. Verliert man da den Mut? Lassen Sie sich nicht abschrecken, denn TriFact365 bietet verschiedene Versandmethoden an. Laden Sie Rechnungen mit TriFact365 schnell und einfach!
1. Scannen von Papierrechnungen
Sie können den Stapel von Papierrechnungen ganz einfach strukturieren, indem Sie sie einscannen und an TriFact365 senden. Jede Verwaltung hat eine eindeutige E-Mail-Adresse, an die Rechnungen gesendet werden können. Durch die automatische Zustellung werden die gescannten Rechnungen, einzeln oder in großen Mengen, im Portal verfügbar. Bevor Sie sie bearbeiten, können Sie die Buchungseinträge bei Bedarf aufteilen oder zusammenführen.
2. Hochladen in das Portal
Es ist auch möglich, auf Ihrem PC gespeicherte Rechnungen manuell in das Portal hochzuladen. Mit ein paar Mausklicks wählen Sie die gewünschten Rechnungen aus, die dann direkt in den Workflow einfließen. So können Sie Rechnungen, die lokal auf dem Computer gespeichert sind, schnell und einfach einreichen.
3. Automatische E-Mail-Zustellung von digitalen Rechnungen
Noch einfacher ist es, wenn Laden Sie Rechnungen, die per E-Mail eingehen, direkt an TriFact365 weiterleiten lassen. Richten Sie Ihr E-Mail-Programm so ein, dass E-Mails von bestimmten Absendern mit Rechnungen automatisch an die eindeutige E-Mail-Adresse von TriFact365 weitergeleitet werden. Stellen Sie sicher, dass E-Mails von Lieferanten an deren eigene E-Mail-Adresse weitergeleitet werden (z. B. facturen@mijnbedrijf.nl). Auf diese Weise behalten Sie selbst die Kontrolle über den Rechnungsfluss. Darüber hinaus können Sie sogar im Betreff der E-Mail angeben, ob es sich um eine (Massen-)Einkaufsrechnung oder eine (Massen-)Verkaufsrechnung handelt.
4. Quittungen über die mobile App hochladen
Keine Verwaltung ist vollständig ohne Quittungen. Deshalb hat TriFact365 eine mobile App entwickelt, mit der Sie jederzeit und überall Fotos von Belegen machen können. So gehen keine Quittungen mehr verloren und werden sofort digitalisiert.
Dies kann es sowohl Buchhaltern als auch Unternehmern wesentlich erleichtern, ihre Verwaltung zu digitalisieren und zu automatisieren. Die Übergabe von Schuhkartons mit Rechnungen und Quittungen an den Buchhalter gehört der Vergangenheit an.
