La mise en œuvre de flux de factures numériques présente de nombreux avantages. Par exemple, l’administration sera non seulement plus rapide, mais aussi de meilleure qualité. Le traitement numérique des factures permet également de gagner beaucoup de temps, ce qui permet de consacrer plus de temps à des questions plus importantes pour le comptable et le client. En outre, le traitement numérique des factures vous permet d’accéder à vos données à tout moment et en tout lieu, et vos dossiers sont toujours à jour.
Il appartient désormais aux comptables d’initier les clients finaux aux logiciels de numérisation et de reconnaissance. Il est illusoire de penser que cela implique un processus de mise en œuvre long et compliqué. Dans notre livre blanc, nous montrons qu’en cinq étapes simples, vous pouvez convaincre le client de la valeur ajoutée des logiciels de numérisation et de reconnaissance et ainsi numériser de manière optimale le traitement de ses factures.
1. Convaincre le client final
La plupart des entrepreneurs sont réticents à l’idée de s’occuper de la comptabilité. Convaincre le client final de la valeur ajoutée qu’apporte le traitement numérique des factures. Cela ne signifie pas que chaque client doit immédiatement commencer.
2. Déterminer le processus de transformation idéal
Asseyez-vous avec le client et décidez de ce que devrait être le processus de traitement des factures. Quel sera le rôle du client final et le vôtre en tant que comptable ?
3. Lien avec le logiciel comptable
Après avoir déterminé le processus de traitement idéal, vous pouvez commencer à le mettre en place. Commencez par établir un lien avec le logiciel de comptabilité. Avec les logiciels de comptabilité en ligne tels qu’Exact Online ou Visma eAccounting, cette opération est souvent réalisée en quelques minutes.
4. Numériser le flux des factures
Veillez à numériser toutes les factures papier. Utilisez une application mobile pour scanner les reçus et numérisez les factures numériques en masse.
5. Automatiser le flux des factures
Après la numérisation, vous pouvez commencer à automatiser le flux des factures. Pensez à l’envoi automatique de courriels et aux flux de travail d’approbation.
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