En este artículo del blog, comparo 2 formatos de factura de uso frecuente: UBL y PDF. En 10 minutos aprenderás más sobre las similitudes, las diferencias, las cuotas de mercado, la visión del gobierno y cómo funciona la red Peppol. Concluyo este blog con un consejo para los usuarios de TriFact365 sobre Peppol.
Acuerdos UBL y PDF
En todo el mundo se utilizan cientos de formatos de factura digital. En los Países Bajos, PDF es con diferencia el formato líder, mientras que UBL está en auge. Sin juzgar cuál es el correcto o el incorrecto, este artículo del blog explica qué significan estas diferencias, qué puntos fuertes o débiles tienen y qué puede significar esto para el procesamiento de facturas digitales.
Diferencias entre UBL y PDF
PDF y UBL se consideran homólogos rivales, aunque es discutible que sean comparables. PDF ofrece una vista previa visual del documento, mientras que UBL lo codifica. Esto hace que PDF sea más informativo, pero UBL más propietario. Esto se debe a que un código UBL sólo puede ser leído por software especializado y está específicamente diseñado para la transmisión de facturas. Por esta razón, una factura UBL suele ir acompañada de una factura PDF. UBL comunica de máquina a máquina, lo que es rápido, eficaz y también menos propenso a errores.
La desventaja del PDF es que no siempre es posible un reconocimiento del 100% por parte del software de contabilidad o de escaneado y reconocimiento. Las facturas UBL garantizanel reconocimiento al 100% de los elementos de la factura, como el importe, la fecha de facturación, el número de factura, el número de la Cámara de Comercio y el número de cuenta bancaria del proveedor y del acreedor.
Cuotas de mercado
Cada vez más programas de contabilidad y afines ofrecen la posibilidad de crear, enviar y procesar facturas UBL. Esto se debe en parte a que UBL se utiliza cada vez más en los Países Bajos, lo que supone un ahorro demostrable. Sin embargo, las facturas en PDF aún no han desaparecido. El consumidor medio y el empresario de una PYME no se benefician de una factura UBL porque no disponen del software adecuado. Los empresarios de PYME quieren facturas claras y, por tanto, prefieren el PDF. En consecuencia, la mayoría de los empresarios individuales y PYME trabajan más con facturas PDF que con facturas UBL. Así pues, ambos sistemas responden de forma diferente a la necesidad de una comunicación financiera clara.
Los proveedores de la Administración deben emitir facturas electrónicas
El Gobierno está digitalizando todos los canales de contratación. A partir de 2017, la facturación electrónica a través de Peppol será obligatoria para el Gobierno. Para ello, el Gobierno central ha creado un portal de facturas electrónicas. En 2020, el Ministerio del Interior y Relaciones del Reino (BZK) se hizo cargo de la autoridad neerlandesa de Peppol. Esto demuestra que el Gobierno neerlandés quiere realmente supervisar la infraestructura nacional de facturación electrónica .
¿Implicaciones para las PYME y los auditores?
Sólo una proporción muy pequeña de empresarios y contables de PYME se ocupan de las entregas al Estado. Por lo tanto, el impacto de la obligación es aún pequeño. Sin embargo, los contables tienen que hacer frente ahora a situaciones híbridas en las que las facturas en UBL también son cada vez más habituales en las PYME y alcanzarán un volumen de facturación considerable junto con las facturas en PDF.
Solución todo en uno para UBL y PDF?
Las soluciones de escaneado y reconocimiento están aprovechando hábilmente la actual situación del mercado híbrido. Hasta ahora, la atención se ha centrado principalmente en el procesamiento de facturas PDF, pero la demanda de procesamiento UBL está aumentando. Scan and Recognise de TriFact365 se ha adaptado a esta demanda y lleva años procesando todas las facturas UBL habituales, además de las facturas PDF. Esto significa que los empresarios pueden facturar con el sistema que más les convenga y el contable no tiene problemas para procesar las facturas digitales.
¿Y ahora qué? Desarrollo a Peppol
¿Y si se pudieran combinar las ventajas de UBL con los beneficios de PDF? Eso es lo que pensaron en OpenPeppol, la organización sin ánimo de lucro cuyo objetivo desde 2008 es normalizar la facturación electrónica transfronteriza. Dentro de la red Peppol, puede enviar y recibir facturas digitales en un formato combinado UBL y PDF. En la actualidad, Peppol también es compatible con varios paquetes de contabilidad en los Países Bajos, y su aceptación no deja de aumentar.
Consejo sobre Peppol para usuarios de TriFact365
Si utiliza TriFact365 Scan and Recognise, ya puede procesar facturas UBL. Puede utilizar TriFact365 para reconocer automáticamente todas las facturas UBL entrantes y enviarlas como asientos contables a su paquete de contabilidad. ¿Está pensando ya en unirse a la red Peppol y está considerando la posibilidad de solicitar su propio Peppol ID? Háganos saber que desea un Peppol ID y le avisaremos en cuanto esté listo.
¿Qué tipo de norma es la UBL?
UBL tiene las siguientes versiones: UBL 1.0 (2004), UBL 2.0 (2006) y su sucesora 2.1 (2013). UBL 2.0 y 2.1 se utilizan en la práctica. Las diferencias entre UBL 2.0 y 2.1 son mínimas en lo que respecta al cálculo estándar. La versión 2.1 ha sido adoptada oficialmente como norma internacional ISO/IEC. El gobierno holandés utiliza UBL como norma para la facturación digital, aunque en su propia variante: UBL-OHNL. Existen, por tanto, varios países y empresas con requisitos diferentes, lo que en última instancia da lugar a distintas variantes. Esto puede ser desventajoso porque no está claro qué es exactamente lo que figura en la factura y qué es lo que luego puede asumir el software.
