Plan je een verandertraject voor digitale facturen? Dan is deze blog echt iets voor jou. Deze 10 tips zijn door de experts van TriFact365 samengesteld op basis van jarenlange ervaring en contacten met bedrijven, non-profit en accountants.
1. Temper je eigen verwachtingen
De eerste van de 10 tips voor optimale verwerking is meteen de belangrijkste. Digitale verwerking van facturen is een prima doelstelling, maar besef goed dat dit geen 100% automatisering betekent waarbij je niet meer hoeft te boekhouden. Je belangrijkste doel is om de complete factuurstroom te optimaliseren waardoor je handelingen minimaliseert en de kwaliteit verhoogt. Ga daarbij NIET uit van een 100% volautomatische verwerking van facturen. Dit voorkomt teleurstelling achteraf.
2. Zet de inrichting van het factuurproces op papier
Denk van tevoren goed na over de inrichting. Hoe werkt je proces op dit moment en hoe zou je digitaal willen gaan werken? Teken het proces opnieuw uit, mogelijk verandert de volgorde van processen.
3. Overtuig de eindgebruiker
In de praktijk merken wij dat eindgebruikers routines hebben die niet makkelijk te vervangen zijn. We ervaren dit probleem vrijwel dagelijks, het is de aard van het beestje. Verandering vergt ook overtuiging, daarom helpen wij je graag met argumenten die je gebruikers enthousiasmeren om efficiënter te werken.
4. Manage de verwachtingen van collega’s
Zorg voor draagvlak door van tevoren de processen goed uit te werken en taken te bespreken. Deel met collega’s de visie om digitaal te werken en leg uit waarom je het proces wilt verbeteren. Net als bij andere veranderingen gaat de implementatie niet zonder slag of stoot.
5. Laat facturen direct door leveranciers mailen
Een functionele tip. Laat leveranciers hun PDF/UBL facturen direct aan TriFact365 mailen. Verstrek hiertoe aan leveranciers een eigen mailbox voor facturen die automatisch alle e-mails doorstuurt naar de unieke mailbox in TriFact365. Ongewenste facturen kunnen altijd nog afgekeurd of verwijderd worden.
6. Gebruik de e-mailfunctie van je scanner
Het restant van de facturen verwerk je bij voorkeur via een scanner. Veel mensen hebben een scanner met e-mailfunctie, maar maken er geen gebruik van. Het werkt heel eenvoudig, één keer uitgezocht en je verstuurt de gescande facturen in no-time naar je scanstraat in TriFact365.
7. Benut slimme functies in het controlescherm
Wist je dat bij het controleren van een boekingsvoorstel gebruik kan maken van verschillende slimme opties zoals de TAB toets en sneltoetsen? Hiermee kun je sneller dan met de muis door de verschillende velden klikken. Ook kun je door middel van een realtime koppeling met de KvK eenvoudig crediteuren/debiteuren aanmaken zonder dat je alle gegevens hoeft in te vullen.
8. Kies voor grotere monitoren
Een inkopper, boekhouders en accountants werken graag met grotere schermen. Vanaf een Full HD scherm is het prettig werken. TriFact365 schaalt de leesbare facturen automatisch mee. Hierdoor kunt je sneller data valideren. Veel gebruikers hanteren twee monitoren bij intensief gebruik, daarnaast wordt ook steeds meer gebruik gemaakt van ultra-wide schermen.
9. Probeer ook digitale fiattering van facturen
Wij noemen dat autorisatie en procuratie. In de markt van Scan en Herken staat TriFact365 bekend om de uitgebreide procuratieschema’s en opties voor ondersteuning van ‘fastclose’ maandafsluiting.
10. Benut gratis support
De laatste van de 10 tips. Zorg voor een goede ondersteuning. TriFact365 support is bijvoorbeeld altijd gratis en wij staan erom bekend snel en persoonlijk te reageren. Dus aarzel niet om contact op te nemen – wij zijn er voor jou! Daarnaast hebben we een uitgebreide supportpagina waar je een antwoord kan vinden op al je vragen.
Lees verder over Factuurverwerking met TriFact365.
