Papierloos werken wordt steeds populairder. Desondanks vindt niet iedereen het gemakkelijk om papierloos werken te omarmen bij het verwerken van de administratie. Zonde, want het brengt verschillende voordelen met zich mee.
Ten eerste gaat papierloos werken efficiënter. Het aanleveren van digitale facturen gaat een stuk sneller dan het inscannen en toesturen van fysieke facturen. Fysieke facturen hoeven niet meer opgespaard te worden maar kunnen als digitale facturen direct worden aangeleverd.
Dat gaat gepaard met de snellere verwerkingstijd van de facturen. De digitale facturen zijn direct beschikbaar voor de accountant of administrateur die deze ook sneller kan verwerken naar het boekhoudpakket.
De kans op fouten wordt daarbij ook aanzienlijk verkleind omdat alle processen gedigitaliseerd worden en menselijke handelingen worden geminimaliseerd. Door papierloos te werken wordt de invoer van de facturen eenduidig en wordt er voorkomen dat relevante gegevens vergeten worden.
Ook verhoogt digitaal werken de veiligheid. De juiste informatie wordt direct naar de juiste persoon toegestuurd in een afgeschermde omgeving. Documenten worden veilig bewaard en de kans dat een digitale factuur verloren gaat is erg klein.
Zo draagt digitaal werken bij aan de kwaliteit en transparantie van het verwerkingsproces. Dan rest nog de vraag: hoe te beginnen? Je kunt papierloos werken met een paar stappen integreren in de administratie van jou of in die van de klant.
- Digitaliseer de papieren facturen
Papieren facturen die nog per post worden ontvangen kunnen eenvoudig gedigitaliseerd worden door ze in te scannen. Ook kun je bonnetjes van bijvoorbeeld het tankstation eenvoudig digitaliseren door middel van een mobiele app.
- Digitaliseer de factuuraanlevering
De digitale facturen kunnen snel en gemakkelijk worden aangeleverd door ze per e-mail te versturen. Met een speciale e-mailbox voor de digitale facturen kun je realtime facturen toesturen en verwerken in de boekhouding.
- Digitaliseer het verwerkingsproces
Bij digitaal werken hoort papierloos verwerken. Daarbij wil je zo min mogelijk handmatige handelingen verrichten. Als de facturen al digitaal worden aangeleverd, is het een kleine stap naar volledig digitale factuurverwerking. Hierbij is het ook mogelijk om het fiatteringsproces te digitaliseren en automatiseren.
