VIES staat voor VAT Information Exchange System. Dit systeem helpt je om een btw-nummer te controleren. Je kunt hiermee snel en eenvoudig checken of een btw-nummer geldig is. Dit is vooral handig voor bedrijven die internationaal handelen binnen de Europese Unie. Met VIES voorkom je fraude en zorg je dat je zaken doet met legitieme bedrijven. Het gebruik van VIES is eenvoudig. Je voert het btw-nummer in en het systeem controleert de geldigheid voor je.
Ontstaansgeschiedenis
De Europese Unie heeft VIES in 1993 opgericht. Het doel was om btw-fraude te verminderen en handelsbarrières binnen de EU weg te nemen. Voor de invoering van VIES kostte het veel tijd en moeite om btw-nummers te controleren. Bedrijven moesten vaak contact opnemen met belastingautoriteiten in andere landen. Dit zorgde voor vertragingen en extra administratieve lasten. Met de komst van VIES werd dit proces sterk vereenvoudigd. Het systeem heeft sindsdien bijgedragen aan een eerlijkere en transparantere interne markt in Europa.
Wet- en Regelgeving
Er bestaat uitgebreide wet- en regelgeving omtrent VIES en btw-nummers in de Europese Unie. De EU richtlijn 2006/112/EG vormt de basis voor de huidige btw-regels. Volgens deze richtlijn moeten bedrijven die goederen en diensten binnen de EU leveren, een geldig btw-nummer hebben. Daarnaast verplicht de richtlijn bedrijven om regelmatig hun btw-nummer te controleren via VIES. Nationale belastingdiensten in de EU-lidstaten handhaven deze regels. Zij werken samen om te zorgen dat de btw-nummers in VIES actueel en correct zijn.
Boekhoudpakketten en BTW-Nummer Controle via VIES
Boekhoudpakketten bieden tegenwoordig diverse functionaliteiten om je administratie efficiënt en nauwkeurig te beheren. Een van deze functies is de controle van btw-nummers via VIES. Met deze ingebouwde optie kun je snel en eenvoudig de geldigheid van een btw-nummer verifiëren. Dit is essentieel voor bedrijven die zaken doen binnen de Europese Unie, omdat het helpt bij het voorkomen van btw-fraude en het verzekeren van correcte btw-aangiftes.
Automatische Validatie van BTW-Nummers
Veel moderne boekhoudpakketten integreren VIES-controles naadloos in hun systeem. Wanneer je een nieuw klant- of leveranciersprofiel aanmaakt, voert het pakket automatisch een VIES-controle uit op het ingevoerde btw-nummer. Dit bespaart je tijd en zorgt ervoor dat je direct weet of het btw-nummer geldig is. Deze automatische validatie voorkomt fouten en helpt je voldoen aan de Europese btw-regelgeving.
Rapportages en Waarschuwingen
Veel boekhoudpakketten bieden daarnaast uitgebreide rapportagemogelijkheden. Ze genereren rapporten over alle gecontroleerde btw-nummers en geven aan welke nummers niet geldig zijn. Dit maakt het eenvoudig om verdachte nummers op te sporen en actie te ondernemen. Sommige pakketten sturen ook automatische waarschuwingen als een btw-nummer niet meer geldig is. Deze proactieve benadering helpt je om je administratie altijd up-to-date te houden.
Boekhoudpakketten die koppelen met TriFact365
Veel van de boekhoudpakketten die kunnen integreren met TriFact365 bevatten de mogelijkheid om btw-nummers te checken via VIES. Hieronder staat een overzicht van wat er precies mogelijk is per boekhoudpakket.
| AFAS | AFAS biedt een uitgebreide VIES-check functie. Het systeem controleert automatisch de geldigheid van btw-nummers binnen de Europese Unie, wat helpt om de juistheid van je btw-administratie te waarborgen. |
| Exact Online | Exact Online heeft mogelijkheden voor een geïntegreerde VIES-check. Hiermee kunnen gebruikers eenvoudig btw-nummers valideren en de geldigheid controleren binnen hun boekhoudsysteem. |
| iMUIS Online / King Finance | iMUIS Online, ook bekend als King Finance, ondersteunt VIES-checks. Het pakket controleert automatisch btw-nummers en zorgt ervoor dat je voldoet aan de Europese btw-regelgeving. |
| King ERP | Het is bij ons op dit moment niet bekend of King ERP beschikt over een ingebouwde VIES-check. |
| King Anywhere | Het is bij ons op dit moment niet bekend of King Anywhere beschikt over een ingebouwde VIES-check. |
| SnelStart | SnelStart heeft een ingebouwde VIES-check functie. Hiermee kunnen gebruikers eenvoudig btw-nummers valideren en de geldigheid controleren binnen hun boekhoudsysteem. |
| Twinfield | Het is bij ons op dit moment niet bekend of Twinfield beschikt over een ingebouwde VIES-check. |
| Boekhoud Gemak / Software Gemak | Het is bij ons op dit moment niet bekend of Boekhoud Gemak / Software Gemak beschikt over een ingebouwde VIES-check. |
| Unit4 Multivers Online | Het is bij ons op dit moment niet bekend of Boekhoud Gemak / Software Gemak beschikt over een ingebouwde VIES-check. |
| AccountView | Het is bij ons op dit moment niet bekend of AccountView beschikt over een ingebouwde VIES-check. |
| Visma eAccounting | Visma eAccounting heeft een ingebouwde VIES-check. Het systeem controleert de geldigheid van btw-nummers automatisch, wat helpt bij het naleven van Europese regelgeving en het voorkomen van btw-fouten. |
Gebruiksgemak en Efficiëntie
Het gebruik van boekhoudpakketten met VIES-integratie maakt het beheer van je btw-administratie eenvoudiger en efficiënter. Je hoeft niet langer handmatig btw-nummers te controleren op de VIES-website. Alles wordt binnen één systeem afgehandeld, wat je tijd en moeite bespaart. Bovendien zorgen deze pakketten ervoor dat je voldoet aan de Europese regelgeving, wat essentieel is voor bedrijven die internationaal opereren.
Alternatieven voor VIES
Er zijn enkele alternatieven voor VIES, zoals commerciële btw-verificatieservices. Deze services bieden vaak extra functies, zoals uitgebreide bedrijfsinformatie en automatische controles. Een populair alternatief is VATify.eu. Dit platform controleert niet alleen btw-nummers, maar biedt ook integraties met boekhoudsoftware. De sterke punten van deze alternatieven liggen in de extra functionaliteiten en gebruiksgemak. Ze kunnen bijvoorbeeld automatisch je btw-administratie bijhouden en je waarschuwen bij verdachte activiteiten.
Verder Onderzoeken
Je kunt de VIES-database verder onderzoeken door verschillende bronnen en hulpmiddelen te gebruiken. De officiële website van de Europese Commissie biedt gedetailleerde informatie en handleidingen. Je vindt hier ook een FAQ-sectie met veelgestelde vragen en antwoorden. Daarnaast kun je gebruik maken van forums en communities waar ondernemers hun ervaringen delen. Ten slotte zijn er diverse trainingen en webinars beschikbaar die je wegwijs maken in het gebruik van VIES. Deze bronnen helpen je om het meeste uit het systeem te halen en je btw-administratie op orde te houden.
