La gestion des stocks comprend tous les actifs qu’une entreprise ou un ménage utilise pour mener à bien ses activités. Il peut s’agir de meubles et d’équipements, de fournitures et de matières premières. L’inventaire est utilisé pour identifier la valeur des actifs. Cela peut s’avérer important pour les déclarations fiscales, l’établissement des états financiers ou la vente d’une entreprise, par exemple. Mais l’inventaire n’est pas seulement important pour les entreprises ; vous pouvez également tenir un inventaire dans les ménages pour garder une trace des actifs de valeur. En ayant une vue d’ensemble claire, vous savez exactement ce que vous avez dans votre maison et vous pouvez facilement suivre ce qui doit être remplacé ou réparé.
Origine de l’inventaire
La notion d’inventaire existe depuis des siècles. Ses origines remontent à l’époque des civilisations anciennes telles que les Égyptiens et les Romains. Ces derniers établissaient déjà des listes de biens et de stocks afin de contrôler les niveaux d’inventaire et de savoir ce qu’ils possédaient. L’inventaire est devenu plus important avec l’essor du commerce au Moyen-Âge. Les marchands tenaient alors des registres des marchandises qu’ils possédaient et de celles qu’ils vendaient. Lors de la révolution industrielle, l’inventaire a joué un rôle encore plus important, car les usines et les entreprises ont dû organiser leurs chaînes de production. La tenue d’un bon inventaire est alors devenue cruciale pour la réussite d’une entreprise.
Voici comment fonctionne le suivi des stocks
La tenue d’un inventaire consiste à enregistrer tous les biens d’une entreprise ou d’un ménage. Cela peut se faire manuellement ou numériquement. De nos jours, de nombreuses personnes choisissent un logiciel pour suivre leur inventaire, car c’est plus pratique et plus efficace. Il existe plusieurs options pour la gestion des stocks :
- Saisie des biens: Enregistrez tous les biens et leurs caractéristiques, telles que la date d’achat et la valeur.
- Mise à jour des données: Ajustez les modifications apportées à votre inventaire, par exemple en ajoutant de nouveaux achats ou en supprimant d’anciens articles.
- Déterminer la valeur: Déterminez la valeur de l’inventaire pour obtenir une vue d’ensemble financière claire.
- Générer des rapports: Créez des aperçus de votre inventaire pour comprendre rapidement ce qui s’y trouve.
- Gérez les emplacements de stockage: Indiquez l’emplacement de chaque élément afin de pouvoir le retrouver rapidement.
Avec un inventaire bien tenu, vous avez toujours une vue d’ensemble de vos actifs et pouvez mieux planifier l’avenir.
Inventaire dans votre organisation
La tenue d’un inventaire peut aider votre organisation à travailler de manière efficace et structurée. En enregistrant systématiquement toutes les possessions et fournitures, vous savez exactement ce que vous avez et où cela se trouve. Cette méthode est particulièrement utile dans les entreprises qui disposent d’un grand nombre de produits, d’équipements ou de fournitures différents. Commencez par faire l’inventaire de tous les articles pertinents et enregistrez-les dans un système central, par exemple à l’aide d’un logiciel d’inventaire. Veillez à actualiser régulièrement les données afin d’avoir toujours une vue d’ensemble à jour. Cela facilite la prise de décisions, par exemple lorsqu’il s’agit de commander de nouveaux stocks ou de déterminer quel équipement doit être remplacé.
Implications pratiques
La gestion efficace de votre inventaire présente de nombreux avantages, mais elle a aussi des implications pratiques. Par exemple, il faut du temps et de l’attention pour établir un bon inventaire et le tenir à jour. Vous devez former le personnel à l’utilisation du logiciel d’inventaire et veiller à ce que tous les documents soient conservés de manière cohérente. En outre, l’achat de logiciels ou d’autres outils peut représenter un investissement. Mais cet investissement est rentable car il vous permet de mieux connaître vos biens et votre inventaire. Vous éviterez ainsi de faire des achats en double ou de découvrir trop tard qu’un article doit être remplacé, ce qui vous fera gagner du temps et de l’argent.
Lois et règlements
La tenue d’un inventaire est soumise à diverses lois et réglementations, en particulier pour les entreprises. Par exemple, dans de nombreux pays, les entreprises sont tenues d’inclure leur inventaire dans leurs états financiers afin de donner une image claire de la valeur de leurs actifs. La tenue d’un inventaire clair est également importante d’un point de vue fiscal. Par exemple, les entreprises doivent enregistrer la dépréciation de leurs immobilisations corporelles. Cela s’applique à tout ce qui dure plus d’un an et coûte plus d’un certain montant. Des règles supplémentaires s’appliquent parfois aux organisations qui utilisent des équipements sensibles ou coûteux, comme dans le secteur des soins de santé ou des technologies de l’information. Assurez-vous d’être au courant de la législation locale et de tenir votre inventaire en conformité avec celle-ci.
Développements récents
Ces dernières années, de nombreux progrès technologiques ont permis de faciliter le suivi des stocks et de le rendre plus efficace. Pensez aux solutions logicielles basées sur le cloud. Qui vous permettent d’accéder à votre inventaire à tout moment et en tout lieu. Cela s’avère particulièrement utile pour les organisations disposant de plusieurs sites. Car un système central vous permet d’accéder à des données actualisées depuis n’importe où. L’essor de la technologie RFID (identification par radiofréquence) a également eu un impact important. Elle vous permet de scanner et de suivre votre inventaire de manière rapide et précise. Sans qu’il soit nécessaire de procéder à des saisies manuelles. Nous constatons également que l’intelligence artificielle (IA) est de plus en plus utilisée pour analyser les tendances des stocks et mieux prévoir les besoins futurs.
Voici ce à quoi vous devez prêter attention
Lors de la gestion de votre inventaire, il est important de prêter attention à un certain nombre d’aspects. Tout d’abord, vous devez veiller à l’enregistrement précis et cohérent de tous les articles. Cela permet d’éviter les erreurs et de disposer d’un enregistrement fiable de ce qui se trouve dans votre organisation. Veillez également à mettre votre inventaire à jour régulièrement, par exemple tous les mois ou tous les trimestres. En outre, il est essentiel de prendre au sérieux la sécurité de vos données d’inventaire. En particulier si vous utilisez un logiciel en nuage. Assurez-vous que vos systèmes sont correctement sécurisés et que des sauvegardes sont effectuées régulièrement. Enfin, il est judicieux de prêter attention à la convivialité du logiciel que vous choisissez afin que votre équipe puisse facilement travailler avec.
Le rôle de TriFact365
TriFact365 peut jouer un rôle important dans l’optimisation de votre gestion des stocks. Ce logiciel automatise de nombreux processus manuels liés à l’administration. Ce qui vous permet de gagner du temps et de minimiser les erreurs. TriFact365 peut être facilement intégré à d’autres systèmes, tels que les logiciels de comptabilité. Cela signifie que vous pouvez travailler plus rapidement et avec plus de précision. Le logiciel aide également à numériser les factures d’achat. Ce qui permet d’avoir une meilleure vue d’ensemble de ce qui a été acheté. Pour les entreprises qui cherchent à rationaliser leur gestion des stocks. TriFact365 peut donc être un complément précieux.
