Als manager weet je hoe belangrijk het is om declaraties efficiënt en nauwkeurig af te handelen. TriFact365 is een krachtig hulpmiddel dat het goedkeuringsproces stroomlijnt, tijd bespaart en overzicht biedt. Maar hoe haal je als manager het maximale uit deze tool? In deze blog deel ik enkele praktische tips om declaraties soepel en effectief goed te keuren met TriFact365.
1. Stel duidelijke richtlijnen in voor declaraties
Communiceer duidelijke declaratieregels naar je team, zoals welk type uitgaven geaccepteerd wordt en welke documenten nodig zijn (zoals bonnetjes of facturen). Dit zorgt ervoor dat declaraties correct worden ingediend en voorkomt dat je tijd verspilt aan incomplete aanvragen.
Tip: Voeg een checklist toe aan het declaratieportaal van TriFact365, zodat medewerkers eenvoudig kunnen controleren of hun aanvraag compleet is.
2. Maak gebruik van prioritering en meldingen
TriFact365 biedt een notificatiefunctie waarmee je herinneringen ontvangt voor openstaande goedkeuringen. Door deze meldingen in te stellen, voorkom je vertragingen in het proces. Prioriteer declaraties op basis van urgentie, bijvoorbeeld voor maandelijkse budgettering.
Tip: Plan vaste momenten in je agenda om declaraties goed te keuren. Dit voorkomt dat ze zich opstapelen en houdt de workflow soepel.
3. Controleer slimme inzichten en rapportages
Met TriFact365 kun je analyses maken van declaratiegegevens, zoals uitgaven per afdeling of medewerker. Gebruik deze inzichten om trends te spotten en proactief te sturen op budgetten.
Tip: Controleer regelmatig de rapportages om ongebruikelijke of terugkerende fouten in declaraties snel te signaleren.
4. Maak gebruik van mobiele goedkeuring
Als manager ben je vaak onderweg. De mobiele functionaliteit van TriFact365 maakt het mogelijk om declaraties goed te keuren vanaf je smartphone of tablet. Dit zorgt voor flexibiliteit en voorkomt vertragingen, zelfs als je niet op kantoor bent.
Tip: Zet een testaccount in om de mobiele interface te verkennen, zodat je precies weet hoe je onderweg declaraties kunt verwerken.
5. Samenwerking met de financiële afdeling
Hoewel TriFact365 veel werk uit handen neemt, blijft goede communicatie met je financiële afdeling essentieel. Zorg ervoor dat ze toegang hebben tot relevante gegevens in het systeem en dat ze op de hoogte zijn van jouw goedkeuringsvoorkeuren.
Tip: Organiseer regelmatig korte evaluaties met de financiële afdeling om processen verder te optimaliseren.
6. Houd de gebruikerservaring van je team in gedachten
Een tool is zo effectief als de mensen die ermee werken. Zorg dat je team begrijpt hoe ze TriFact365 moeten gebruiken en geef ze de nodige ondersteuning. Overweeg webinars of korte handleidingen om ze vertrouwd te maken met het systeem.
Tip: Vraag feedback van je team over hun ervaring met het indienen van declaraties. Dit kan waardevolle inzichten bieden om het proces nog verder te verbeteren.
TriFact365 kan managers helpen om declaraties snel en foutloos goed te keuren, mits je de mogelijkheden optimaal benut. Door gebruik te maken van slimme meldingen, afgebakende rollen en mobiele functionaliteit, kun je niet alleen tijd besparen, maar ook bijdragen aan een overzichtelijk en efficiënt declaratieproces.
