Unfertige Leistungen sind Leistungen, die bereits erbracht, aber noch nicht vollständig abgeschlossen oder in Rechnung gestellt wurden. Sie spielen eine wichtige Rolle im Projektmanagement und in der Finanzbuchhaltung, da sie Aufschluss darüber geben, was Ihre Organisation bereits geleistet hat, ohne dafür Einnahmen zu erhalten.
In Unternehmen, in denen Projekte und Kostenstellen von zentraler Bedeutung sind, wie z. B. im Baugewerbe, in der Beratungsbranche oder in der Kreativwirtschaft, hilft die Verfolgung von OHW bei der Überwachung des Fortschritts und gibt Einblick in den finanziellen Status eines Projekts.
Die wichtigsten Verbindungen: Projekte und Kostenstellen
Projekte sind zeitlich begrenzte Ziele mit einem bestimmten Umfang, Zeitplan und Budget. Während eines Projekts wird oft auf Stundenbasis oder ergebnisorientiert gearbeitet, d. h. es fallen laufend Kosten an. Arbeiten, die noch nicht abgeschlossen oder in Rechnung gestellt wurden, fallen unter OHW.
Kostenstellen hingegen sind interne Kategorien, die Unternehmen verwenden, um Kosten bestimmten Abteilungen, Teams oder Projekten zuzuordnen. Die Verknüpfung von OHW mit Kostenstellen erleichtert die Verfolgung von Ausgaben, Arbeit und Einnahmen. Dies hilft nicht nur bei der transparenten Rechnungsstellung, sondern auch bei der genauen Buchführung.
Wie man das Unfertige Leistungen registriert
Die Erfassung von Unfertige Leistungen beginnt mit einer genauen Zeiterfassung der Stunden, die Mitarbeiter an einem Projekt arbeiten. Der Einsatz eines Zeiterfassungssystems kann dabei helfen, da es Daten darüber sammelt, wer wann und wie lange an einer Aufgabe gearbeitet hat.
Neben der Zeiterfassung ist es wichtig, alle Kosten sorgfältig zu erfassen. Dazu gehören sowohl die direkten Kosten, wie Material und Subunternehmer, als auch die indirekten Kosten, wie die Gemeinkosten. Diese Kosten werden der entsprechenden Kostenstelle zugewiesen und sind Teil des Unfertige Leistungen.
Es ist dann wichtig, den Status des Unfertige Leistungen in regelmäßigen Finanzberichten zu bewerten, z. B. bei monatlichen oder vierteljährlichen Abschlüssen. Dabei sind die realisierten Kosten und die bereits erbrachten, aber noch nicht in Rechnung gestellten Leistungen zu berücksichtigen.
Fakturierung von unfertigen Erzeugnissen
Je nach den Vereinbarungen mit den Kunden und der Art des Projekts gibt es verschiedene Möglichkeiten, unfertige Leistungen in Rechnung zu stellen. Bei großen Projekten werden oft Teilrechnungen auf der Grundlage eines Meilensteins oder eines Prozentsatzes der Gesamtlieferung gestellt. Dies gewährleistet einen regelmäßigen Cashflow und verringert das Risiko von Zahlungsausfällen am Ende eines Projekts.
Einige Unternehmen entscheiden sich für eine Abrechnung nach dem tatsächlich geleisteten Aufwand, wobei der OHW am Ende eines Zeitraums berechnet und in Rechnung gestellt wird. Je nach Vereinbarung kann die Abrechnung auf der Grundlage eines festen Betrags erfolgen. Dieser Betrag wird als Prozentsatz der geleisteten Arbeit berechnet. Er kann aber auch als variabler Betrag berechnet werden. Dann werden die tatsächlich entstandenen Kosten in Rechnung gestellt.
Es ist wichtig, mit den Kunden klare Vereinbarungen darüber zu treffen, wann und wie die Abrechnung erfolgt. Zum Beispiel durch einen Vertrag mit Zahlungsplänen oder Bedingungen.
Die finanzielle Verbindung: OHW und Ergebnis
Unfertige Leistungen wirken sich sowohl auf die Bilanz als auch auf die Gewinn- und Verlustrechnung aus. In der Bilanz werden unfertige Leistungen häufig als Aktivposten ausgewiesen. Dies geschieht, weil sie ein Recht auf künftige Einnahmen darstellen.
In der Gewinn- und Verlustrechnung wird es als Ertrag verbucht, sobald ein Projekt oder ein Teil davon in Rechnung gestellt wurde. Die regelmäßige Bewertung des OHW hilft einem Unternehmen, sowohl die Liquidität als auch die Rentabilität zu überwachen und bei Bedarf rechtzeitig Anpassungen vorzunehmen.
Zusammenfassung und praktische Tipps
OHW ist ein wichtiges Instrument, um den Projektfortschritt zu verstehen, Budgets zu überwachen und Ausgaben mit Kostenstellen zu verknüpfen. Die Verwendung von Projektmanagement- und Buchhaltungssoftware oder TriFact365 kann diesen Prozess vereinfachen und automatische Berechnungen unterstützen.
Klare Vereinbarungen mit den Kunden über die Rechnungsstellung sorgen für Transparenz und verhindern Missverständnisse. Indem Sie den Status von OHW regelmäßig analysieren und die Prozesse bei Bedarf anpassen, arbeiten Sie nicht nur an einer besseren Projektsteuerung. Gleichzeitig arbeiten Sie an einer gesünderen finanziellen Basis für Ihr Unternehmen.
