La gestion des finances et des flux de marchandises joue un rôle crucial dans la gestion d’une entreprise, quelle que soit sa taille. L’un des documents les plus importants est le bon de commande (souvent abrégé en « PO »). Mais de quoi s’agit-il exactement et pourquoi est-il si important pour les entreprises ?
Un bon de commande est un document officiel envoyé par un acheteur à un vendeur pour passer une commande. Il contient tous les détails de la transaction. Il s’agit notamment des produits ou services commandés, des quantités de chaque produit ou service, des prix convenus, de la ou des dates de livraison, des modalités de paiement et de l’adresse de livraison.
Le document sert d’accord juridiquement contraignant entre les deux parties, à condition qu’il soit accepté par le vendeur. Il s’agit donc d’un élément essentiel du processus de passation des marchés.
C’est pourquoi un bon de commande est important
Un bon de commande est plus qu’une simple liste de commandes. Elle a plusieurs fonctions importantes.
- Maîtrise des coûts:
En créant un bon de commande, l’entreprise dispose d’un aperçu clair de ses dépenses, ce qui lui permet de respecter son budget et d’éviter les surprises.
- Une meilleure organisation:
Il fournit des enregistrements structurés. Les entreprises peuvent facilement garder une trace de ce qu’elles ont commandé, à qui et quand.
- Protection contre les litiges:
Comme tous les détails de la transaction sont inclus dans le bon de commande, les désaccords sur les quantités, les prix ou les délais de livraison peuvent être résolus plus rapidement.
- Efficacité de la chaîne d’approvisionnement:
Les fournisseurs peuvent livrer exactement ce qui a été convenu, ce qui permet une coopération plus harmonieuse.
Comment fonctionne la procédure de commande ?
Le processus d’une commande d’achat se déroule généralement en plusieurs étapes. Il commence par une demande, dans laquelle un employé ou un service identifie un besoin pour un produit ou un service. Cette demande est ensuite examinée et approuvée par une personne autorisée au sein de l’entreprise.
Le service des achats prépare ensuite le bon de commande, avec tous les détails nécessaires. Celui-ci est ensuite envoyé au fournisseur. Celui-ci l’accepte et confirme la livraison.
Après la livraison, les biens ou services commandés sont vérifiés pour s’assurer de leur exactitude. Enfin, la facture est payée après réception et approbation de la livraison.
Différence avec une offre
Bien que le devis et le bon de commande soient parfois confondus, il s’agit de deux documents différents. Un devis est préparé par le vendeur et contient une proposition de prix et de conditions.
Le bon de commande, quant à lui, est préparé par l’acheteur pour passer une commande sur la base du devis accepté.
Les bons de commande numériques : l’avenir
Dans notre monde numérique, de plus en plus d’entreprises utilisent des logiciels pour gérer les commandes. Grâce à des outils tels que les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning), les commandes peuvent être générées, approuvées et suivies automatiquement. Cela permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et de rendre le processus plus efficace.
Le bon de commande est un document essentiel qui contribue au bon fonctionnement des finances, des relations avec les fournisseurs et de l’ensemble du processus d’approvisionnement. Que vous soyez propriétaire d’une petite entreprise ou que vous dirigiez une multinationale, l’utilisation de bons de commande contribue à l’organisation et à l’efficacité de votre entreprise.
