TriFact365 is een krachtig platform voor het automatiseren van administratieve processen, en het kan ook veel waarde bieden als software voor HR. Een van de meest efficiënte manieren om TriFact365 in te zetten, is door declaratieworkflows per afdeling in te stellen. Dit zorgt voor een geordend en gestroomlijnd proces waarmee declaraties sneller en accurater kunnen worden verwerkt. Hieronder delen we enkele tips om dit optimaal te benutten.
Breng de processen per afdeling in kaart
Voordat je begint met het instellen van declaratieworkflows, is het belangrijk om een duidelijk overzicht te hebben van hoe declaraties binnen de organisatie worden afgehandeld. Vraag jezelf af:
- Wie is verantwoordelijk voor goedkeuringen binnen elke afdeling?
- Welke specifieke regels gelden er per afdeling (bijvoorbeeld budgetlimieten)?
- Zijn er afwijkende workflows voor bepaalde types declaraties, zoals reiskosten of opleidingskosten?
Door deze vragen te beantwoorden, leg je een solide basis voor het instellen van je workflows.
Maak gebruik van gebruikersrollen
TriFact365 biedt de mogelijkheid om verschillende gebruikersrollen toe te wijzen. Dit is essentieel om declaraties per afdeling goed te beheren. Stel bijvoorbeeld rollen in voor:
- Medewerkers: Zij kunnen declaraties indienen.
- Teamleiders: Verantwoordelijk voor de eerste goedkeuring.
- HR-afdeling: Voor de uiteindelijke controle en verwerking.
Zorg ervoor dat de rollen goed aansluiten bij de verantwoordelijkheden binnen de organisatie.
Stel goedkeuringsniveaus in
Een van de meest waardevolle functies van TriFact365 is de mogelijkheid om goedkeuringsniveaus in te stellen. Voor HR kan dit betekenen dat:
- Declaraties van medewerkers eerst door een teamleider moeten worden goedgekeurd.
- Daarna een controle door de HR-afdeling volgt, vooral bij hogere bedragen.
Met deze niveaus voorkom je fouten en zorg je voor een extra laag controle.
Gebruik afdelingsspecifieke workflows
Elke afdeling heeft unieke behoeften en regels als het gaat om declaraties. Met TriFact365 kun je per afdeling aangepaste workflows instellen. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat:
- De marketingafdeling maandelijkse teamlunches mag declareren, met specifieke limieten.
- De IT-afdeling budgetten heeft voor software-abonnementen.
- De verkoopafdeling hogere reis- en verblijfskosten mag indienen tijdens klantbezoeken.
Door workflows specifiek af te stemmen, voorkom je verwarring en houd je het proces transparant.
Monitor en optimaliseer regelmatig
Zodra je declaratieworkflows zijn ingesteld, is het belangrijk om ze regelmatig te evalueren en waar nodig te optimaliseren. Maak gebruik van de rapportage- en analysemogelijkheden binnen TriFact365 om inzicht te krijgen in:
- De snelheid van goedkeuringsprocessen.
- Het aantal afgekeurde declaraties en de redenen daarvoor.
- Afdelingen die extra ondersteuning nodig hebben bij het indienen van declaraties.
Door deze gegevens te analyseren, kun je knelpunten identificeren en je workflows verder verbeteren.
Zorg voor duidelijke communicatie
Een goed ingerichte workflow is alleen effectief als iedereen begrijpt hoe deze werkt. Informeer medewerkers over:
- Hoe zij declaraties kunnen indienen via TriFact365.
- Welke stappen de declaratie doorloopt.
- Wie zij kunnen benaderen bij vragen of problemen.
Overweeg om een korte handleiding of training te organiseren om iedereen vertrouwd te maken met het systeem.
Conclusie
Onder andere de declaratieworkflows in TriFact365 maakt van TriFact365 interessante software voor HR om efficiënter en nauwkeuriger te kunnen werken. Door processen duidelijk in kaart te brengen, goedkeuringsniveaus in te stellen en de workflows regelmatig te evalueren, haal je het maximale uit deze tool. Bovendien zorgt een goed ingericht systeem voor tevreden medewerkers en een soepel administratief proces. Ga vandaag nog aan de slag en ontdek hoe TriFact365 jouw HR-afdeling kan versterken!
