Als zzp’er is het versturen van facturen een essentieel onderdeel van je onderneming. Het is niet alleen verplicht om correct en overzichtelijk te factureren, maar het zorgt er ook voor dat je betaald krijgt voor je werk. In deze blog lees je hoe je facturen kunt maken die voldoen aan de wettelijke eisen en professioneel overkomen.
Een factuur is een officieel document waarin je aangeeft wat je aan een klant hebt geleverd en welk bedrag daarvoor betaald moet worden. Dit kan een product of dienst zijn. Een correcte factuur is belangrijk voor je administratie en voor die van je klant.
Verplichte onderdelen van een factuur
In Nederland moet een factuur voldoen aan een aantal wettelijke eisen. De Belastingdienst stelt dat je jouw gegevens, zoals naam, adres, KvK-nummer en btw-nummer, moet vermelden.
Ook de gegevens van de klant, zoals naam en adres, zijn verplicht. Verder moet elke factuur een uniek en doorlopend factuurnummer hebben, de factuurdatum en een omschrijving van de levering bevatten.
Daarnaast moeten het bedrag exclusief btw, het toegepaste btw-tarief, het btw-bedrag, het totaalbedrag inclusief btw, de betalingstermijn en je bankgegevens duidelijk op de factuur staan. Voor meer details over deze vereisten kun je onze uitgebreide blog over factuurvereisten lezen.
Hoe maak je een factuur?
Je kunt op verschillende manieren facturen maken, afhankelijk van je voorkeur en het volume van je werkzaamheden:
Handmatig: Gebruik een programma zoals Microsoft Word of Excel. Maak een sjabloon waarin alle verplichte onderdelen staan. Dit is geschikt als je weinig facturen verstuurt.
Facturatiesoftware: Er zijn veel programma’s speciaal ontwikkeld voor ondernemers. Deze software automatiseert veel processen, zoals btw-berekeningen en doorlopende factuurnummers.
Online tools: Gratis tools of platforms die standaard factuursjablonen bieden, kunnen ook ideaal zijn voor startende zzp’ers.
Tips voor professionele facturen
- Gebruik een huisstijl: Voeg je logo toe en gebruik kleuren die passen bij je branding.
- Controleer op fouten: Een foutieve factuur kan vertraging veroorzaken in de betaling.
- Verstuur op tijd: Wacht niet te lang met factureren, zo blijf je financieel gezond.
- Houd het overzichtelijk: Zorg dat de belangrijkste informatie in één oogopslag duidelijk is.
Wat te doen bij een onbetaalde factuur?
Mocht een klant je factuur niet betalen, dan kun je de volgende stappen ondernemen:
- Stuur een herinnering: Dit kan per e-mail of post.
- Bel de klant: Soms helpt een telefoontje om de betaling te versnellen.
- Incassobureau inschakelen: Als een herinnering niet werkt, kun je een incassobureau inschakelen.
Facturen maken is niet ingewikkeld, maar het moet wel zorgvuldig gebeuren. Door een goede structuur te hanteren en eventueel gebruik te maken van software, kun je tijd besparen en fouten voorkomen. Een duidelijke en professionele factuur zorgt voor een vlotte betaling en laat een goede indruk achter bij je klanten. Veel succes met je onderneming!
