Factureren is een essentieel onderdeel van elke zakelijke activiteit. Het correct en tijdig verzenden van een factuur zorgt ervoor dat je betaald wordt voor je diensten of producten. Maar hoe stuur je een factuur op een efficiënte en professionele manier? Hieronder lees je alles wat je moet weten.
Zorg voor een professionele factuur
Een goede factuur bevat alle wettelijk verplichte en relevante informatie. Denk hierbij aan je bedrijfsgegevens, zoals naam, adres, KvK-nummer en btw-nummer, evenals de gegevens van je klant, waaronder naam, adres en eventuele referentienummers.
Daarnaast moet je factuur een uniek en opeenvolgend factuurnummer hebben, samen met de factuurdatum en vervaldatum. Beschrijf de geleverde producten of diensten duidelijk, inclusief aantallen, prijzen en btw.
Tot slot mag het totaalbedrag (inclusief btw, met een duidelijke splitsing tussen netto- en brutobedrag) en je betaalgegevens, zoals je bankrekeningnummer en eventuele betaalreferentie, niet ontbreken. Voor meer details over het opstellen van een professionele factuur kun je onze uitgebreide blog raadplegen.
Kies het juiste middel om je factuur te versturen
Er zijn verschillende manieren om een factuur te verzenden. Hier zijn enkele opties:
E-mail: Dit is de meest gebruikelijke en efficiënte manier. Verzend je factuur als PDF-bijlage om te zorgen dat deze niet eenvoudig gewijzigd kan worden. Zorg ook dat het onderwerp en de inhoud van de e-mail professioneel en duidelijk zijn.
Voorbeeld e-mail:
Onderwerp: Factuur [Factuurnummer] voor [Project/Dienst] Beste [Naam Klant], Hierbij ontvangt u factuur [Factuurnummer] voor de door ons geleverde diensten. Graag verzoeken wij u het totaalbedrag van €[X] voor [vervaldatum] over te maken naar [rekeningnummer]. Mocht u vragen hebben, dan horen wij dat graag. Met vriendelijke groet, [Je Naam en Bedrijf] |
Per post: Hoewel dit minder gebruikelijk is, kan het soms gewenst zijn, vooral bij formele of traditionele klanten. Zorg dat je een kopie bewaart voor je administratie.
Via facturatiesoftware: Programma’s zoals Exact, Moneybird of Factuursturen.nl bieden een geautomatiseerde manier om facturen te maken en te verzenden. Vaak kun je ook reminders instellen voor achterstallige betalingen.
Volg de betaling op
Het versturen van een factuur is slechts de eerste stap. Hier zijn tips om ervoor te zorgen dat je op tijd betaald wordt:
Stuur een herinnering: Als de betalingstermijn is verstreken, stuur dan een vriendelijke herinnering. Vaak vergeten klanten simpelweg de betaling.
Automatische herinneringen: Facturatiesoftware kan je hierbij helpen door geautomatiseerde herinneringen te sturen.
Neem persoonlijk contact op: Voor grotere bedragen of langdurig openstaande facturen kan een persoonlijk telefoontje effectiever zijn.
Wat te doen bij wanbetaling?
Als een klant niet betaalt, zijn er verschillende stappen die je kunt ondernemen:
Stuur een laatste aanmaning: Geef een duidelijke deadline en wees professioneel maar direct.
Schakel een incassobureau in: Als de klant na meerdere pogingen nog steeds niet betaalt, kan een incassobureau uitkomst bieden.
Juridische stappen: In uiterste gevallen kun je juridische stappen overwegen, zoals een procedure bij de kantonrechter.
