In de digitale wereld van vandaag is de manier waarop bedrijven facturen uitwisselen drastisch aan het veranderen. Papieren facturen en zelfs traditionele PDF-facturen maken steeds vaker plaats voor elektronische facturen. Twee belangrijke termen in deze context zijn UBL-facturen en PEPPOL-facturen. Maar wat betekenen deze begrippen precies, en waarom zijn ze relevant voor jouw organisatie? In deze blog leggen we het uit.
Wat is een UBL-factuur?
UBL staat voor Universal Business Language. Dit is een gestandaardiseerd formaat voor elektronische facturen dat wereldwijd wordt gebruikt. Een UBL-factuur is niet zomaar een digitaal bestand, maar een gestructureerd XML-bestand dat gegevens zoals factuurnummers, bedragen, en leveranciersinformatie op een uniforme manier weergeeft. Hierdoor kunnen systemen automatisch informatie uit de factuur lezen en verwerken, zonder menselijke tussenkomst.
Voordelen van UBL-facturen:
Automatisering: Geen handmatige invoer van factuurgegevens nodig.
Betrouwbaarheid: Minder kans op fouten doordat informatie consistent en gestructureerd wordt aangeleverd.
Efficiëntie: Snellere verwerking en betaling van facturen.
Wat is PEPPOL?
PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement Online. Dit is een netwerk dat bedrijven en overheden in staat stelt om veilig en gestandaardiseerd elektronische documenten, zoals facturen, uit te wisselen. Het PEPPOL-netwerk maakt gebruik van specifieke technische standaarden, waaronder UBL, om de interoperabiliteit tussen verschillende softwareplatforms te waarborgen.
Hoe werken PEPPOL-facturen?
Een PEPPOL-factuur is in wezen een UBL-factuur die via het PEPPOL-netwerk wordt verzonden. Om deel te nemen aan dit netwerk, moet je organisatie zich aansluiten bij een erkende PEPPOL Access Point-provider. Deze provider zorgt ervoor dat je facturen volgens de juiste standaarden worden verzonden en ontvangen.
Voordelen van PEPPOL-facturen:
Uniformiteit: Een internationale standaard die in veel landen wordt erkend.
Veiligheid: Facturen worden via een beveiligd netwerk verzonden.
Compliance: PEPPOL voldoet aan de wettelijke vereisten in veel Europese landen, wat het vooral aantrekkelijk maakt voor overheidsopdrachten.
Waarom overstappen op UBL- en PEPPOL-facturen?
De overstap naar elektronische facturen via UBL en PEPPOL biedt bedrijven niet alleen praktische voordelen, maar wordt ook steeds vaker een vereiste. Overheden in veel Europese landen stellen elektronische facturatie via PEPPOL bijvoorbeeld verplicht voor aanbestedingen. Bovendien wordt het verwerken van papieren of niet-gestructureerde digitale facturen steeds duurder en tijdrovender.
Hoe begin je?
1. Kies de juiste software: Zorg ervoor dat je facturatiesoftware UBL- en PEPPOL-compatibel is.
2. Sluit je aan bij een Access Point-provider: Hiermee krijg je toegang tot het PEPPOL-netwerk.
3. Train je team: Zorg dat je medewerkers begrijpen hoe de nieuwe processen werken.
4. Test het systeem: Verstuur en ontvang enkele testfacturen om eventuele problemen op te lossen voordat je volledig overstapt.
TriFact365 en elektronische facturen
Het is belangrijk om te weten dat TriFact365 nog geen PEPPOL-facturen kan verwerken, maar wel UBL-facturen. Dit maakt TriFact365 een uitstekende keuze voor bedrijven die gebruik willen maken van de voordelen van UBL-facturen zonder zich aan te sluiten bij het PEPPOL-netwerk.
UBL- en PEPPOL-facturen zijn de toekomst van zakelijke communicatie en bieden tal van voordelen op het gebied van automatisering, betrouwbaarheid en compliance. Door nu de overstap te maken, kun je je bedrijf voorbereiden op een efficiëntere en meer gestroomlijnde toekomst. Aarzel niet om advies in te winnen over de implementatie van deze technologieën, zodat je probleemloos kunt profiteren van de voordelen.
