En tant qu’indépendant, l’envoi de factures est un élément essentiel de votre activité. Non seulement il est obligatoire de facturer correctement et clairement, mais cela permet également de s’assurer que vous êtes payé pour votre travail. Dans ce blog, vous apprendrez comment créer des factures conformes aux exigences légales et d’apparence professionnelle.
Une facture est un document officiel dans lequel vous indiquez ce que vous avez livré à un client et le montant à payer. Il peut s’agir d’un produit ou d’un service. Une facture correcte est importante pour vos archives et celles de votre client.
Éléments obligatoires d’une facture
Aux Pays-Bas, une facture doit répondre à un certain nombre d’exigences légales. L’administration fiscale précise que vous devez indiquer vos coordonnées, telles que votre nom, votre adresse, votre numéro KvK et votre numéro de TVA.
Les coordonnées du client, telles que le nom et l’adresse, sont également obligatoires. En outre, chaque facture doit porter un numéro de facture unique et continu, inclure la date de la facture et une description de la livraison.
En outre, le montant hors TVA, le taux de TVA appliqué, le montant de la TVA, le montant total TVA comprise, le délai de paiement et vos coordonnées bancaires doivent être clairement indiqués sur la facture. Pour plus de détails sur ces exigences, vous pouvez consulter notre blog sur les exigences en matière de factures.
Comment créer une facture ?
Vous pouvez créer des factures de différentes manières, en fonction de vos préférences et du volume de votre travail :
Manuel: Utilisez un programme tel que Microsoft Word ou Excel. Créez un modèle qui contient tous les éléments obligatoires. Cette méthode convient si vous envoyez peu de factures.
Logiciel de facturation: Il existe de nombreux programmes spécialement conçus pour les entrepreneurs, tels que Moneybird, e-Bookkeeping ou Exact Online. Ces logiciels permettent d’automatiser de nombreux processus, tels que le calcul de la TVA et l’attribution continue de numéros de facture.
Outils en ligne: Les outils gratuits tels que Invoice Simple ou les plateformes proposant des modèles de factures standard sont idéaux pour les jeunes indépendants.
Conseils pour des factures professionnelles
- Utilisez une identité d’entreprise: Ajoutez votre logo et utilisez des couleurs qui correspondent à votre image de marque.
- Vérifiez qu’il n’y a pas d’erreurs: Une facture incorrecte peut entraîner des retards de paiement.
- Envoyez à temps: N’attendez pas trop longtemps pour facturer, vous resterez ainsi en bonne santé financière.
- Clarté: Veillez à ce que les informations les plus importantes apparaissent clairement au premier coup d’œil.
Que faire en cas de facture impayée ?
Si un client ne paie pas votre facture, vous pouvez prendre les mesures suivantes :
- Envoyer un rappel: Vous pouvez le faire par courrier électronique ou postal.
- Appelez le client: Un appel téléphonique permet parfois d’accélérer le paiement.
- Recours à une société de recouvrement: Si un rappel ne suffit pas, vous pouvez faire appel à une agence de recouvrement.
La création de factures n’est pas compliquée, mais elle doit être effectuée avec soin. En utilisant une bonne structure et éventuellement un logiciel, vous pouvez gagner du temps et éviter les erreurs. Une facture claire et professionnelle garantit un paiement sans heurt et laisse une bonne impression à vos clients. Bonne chance dans vos affaires !
