Die Rechnungsstellung ist ein wesentlicher Bestandteil jeder unternehmerischen Tätigkeit. Die korrekte und rechtzeitige Übermittlung einer Rechnung gewährleistet, dass Sie für Ihre Dienstleistungen oder Produkte bezahlt werden. Aber wie verschicken Sie eine Rechnung effizient und professionell? Im Folgenden lesen Sie alles, was Sie wissen müssen.
Erstellen Sie eine professionelle Rechnung
Eine gute Rechnung enthält alle gesetzlich vorgeschriebenen und relevanten Informationen. Denken Sie an die Angaben zu Ihrem Unternehmen, wie Name, Anschrift, Handelskammernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sowie an die Angaben zu Ihrem Kunden, einschließlich Name, Anschrift und eventuelle Referenznummern.
Darüber hinaus sollte Ihre Rechnung eine eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer sowie das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum enthalten. Beschreiben Sie klar und deutlich die gelieferten Produkte oder Dienstleistungen, einschließlich Mengen, Preise und Mehrwertsteuer.
Nicht fehlen dürfen schließlich der Gesamtbetrag (einschließlich Mehrwertsteuer, mit einer klaren Aufteilung zwischen Netto- und Bruttobetrag) und Ihre Zahlungsangaben, wie Ihre Bankkontonummer und eine eventuelle Zahlungsreferenz. Weitere Einzelheiten zur Erstellung einer professionellen Rechnung finden Sie in unserem ausführlichen Blog.
Wählen Sie das richtige Mittel für den Versand Ihrer Rechnung
Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Rechnung zu versenden. Hier sind einige Optionen:
E-Mail: Dies ist der gängigste und effizienteste Weg. Schicken Sie Ihre Rechnung als PDF-Anhang, um sicherzustellen, dass sie nicht einfach geändert werden kann. Achten Sie auch darauf, dass der Betreff und der Inhalt der E-Mail professionell und klar sind
Per Post: Dies ist zwar weniger üblich, kann aber manchmal wünschenswert sein, insbesondere bei formellen oder traditionellen Kunden. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Kopie für Ihre Unterlagen aufbewahren.
Über eine Fakturierungssoftware: Programme wie Exact, Moneybird oder Factuursturen.nl bieten eine automatische Möglichkeit, Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Oft können Sie auch Mahnungen für überfällige Zahlungen einstellen.
Zahlung verfolgen
Das Versenden einer Rechnung ist nur der erste Schritt. Hier finden Sie Tipps, wie Sie sicherstellen können, dass Sie pünktlich bezahlt werden:
Senden Sie eine Erinnerung: Wenn die Zahlungsfrist verstrichen ist, schicken Sie eine freundliche Erinnerung. Oft vergessen die Kunden die Zahlung einfach.
Automatische Mahnungen: Abrechnungssoftware kann Ihnen dabei helfen, indem sie automatische Mahnungen versendet.
Persönlicher Kontakt: Bei größeren Beträgen oder längerfristig ausstehenden Rechnungen kann ein persönliches Telefongespräch sinnvoller sein.
Was ist zu tun, wenn die Zahlung nicht erfolgt?
Wenn ein Kunde nicht zahlt, können Sie verschiedene Maßnahmen ergreifen:
Senden Sie eine letzte Erinnerung: Geben Sie eine klare Frist an und seien Sie professionell, aber direkt.
Schalten Sie ein Inkassobüro ein: Wenn der Kunde auch nach mehreren Versuchen nicht zahlt, kann ein Inkassobüro eine Lösung sein.
Rechtliche Schritte: In extremen Fällen können Sie rechtliche Schritte in Erwägung ziehen, z. B. ein Verfahren vor dem Bezirksgericht.
