La facturation est un élément essentiel de toute activité commerciale. En envoyant une facture correctement et dans les délais, vous êtes sûr d’être payé pour vos services ou vos produits. Mais comment envoyer une facture de manière efficace et professionnelle ? Vous trouverez ci-dessous tout ce qu’il faut savoir.
Fournir une facture professionnelle
Une bonne facture contient toutes les informations pertinentes et légalement requises. Pensez aux coordonnées de votre entreprise, telles que le nom, l’adresse, le numéro de la chambre de commerce et le numéro de TVA, ainsi qu’aux coordonnées de votre client, y compris le nom, l’adresse et les éventuels numéros de référence.
En outre, votre facture doit porter un numéro unique et séquentiel, ainsi que la date de la facture et la date d’échéance. Décrivez clairement les produits ou services fournis, y compris les quantités, les prix et la TVA.
Enfin, n’oubliez pas d’indiquer le montant total (TVA comprise, avec une distinction claire entre le montant net et le montant brut) et vos coordonnées de paiement, telles que votre numéro de compte bancaire et toute référence de paiement. Pour en savoir plus sur la rédaction d’une facture professionnelle, consultez notre blog détaillé.
Choisissez le bon moyen d’envoyer votre facture
Il existe plusieurs façons d’envoyer une facture. En voici quelques-unes :
Le courrier électronique : C’est le moyen le plus courant et le plus efficace. Envoyez votre facture sous la forme d’une pièce jointe au format PDF afin de vous assurer qu’elle ne peut pas être facilement modifiée. Veillez également à ce que l’objet et le contenu de l’e-mail soient professionnels et clairs.
Par courrier : Bien que cette solution soit moins courante, elle peut parfois être souhaitable, en particulier pour les clients formels ou traditionnels. Veillez à conserver une copie pour vos dossiers.
Via un logiciel de facturation : des programmes comme Exact, Moneybird ou Factuursturen.nl permettent de créer et d’envoyer des factures de manière automatisée. Souvent, il est également possible de programmer des rappels pour les paiements en retard.
Suivi des paiements
L’envoi d’une facture n’est que la première étape. Voici quelques conseils pour être sûr d’être payé à temps :
Envoyez un rappel : Si le délai de paiement est dépassé, envoyez un rappel amical. Souvent, les clients oublient tout simplement de payer.
Rappels automatiques : Les logiciels de facturation peuvent vous aider en envoyant des rappels automatiques.
Contact en personne : Pour les montants importants ou les factures impayées depuis longtemps, un appel téléphonique personnel peut s’avérer plus efficace.
Que faire en cas de non-paiement ?
Si un client ne paie pas, vous pouvez prendre plusieurs mesures :
Envoyez un dernier rappel : Fixez un délai précis et soyez professionnel mais direct.
Faites appel à une agence de recouvrement : Si le client ne paie toujours pas après plusieurs tentatives, une agence de recouvrement peut être une solution.
L’action en justice : Dans les cas extrêmes, vous pouvez envisager une action en justice, telle qu’une procédure devant le tribunal d’arrondissement.
