La facturación es una parte esencial de cualquier actividad empresarial. Enviar una factura correctamente y a tiempo le garantiza el cobro de sus servicios o productos. Pero, ¿cómo se envía una factura de forma eficaz y profesional? A continuación puede leer todo lo que necesita saber.
Proporcionar una factura profesional
Una buena factura contiene toda la información legalmente necesaria y pertinente. Piensa en los datos de tu empresa, como el nombre, la dirección, el número de la Cámara de Comercio y el CIF, así como en los de tu cliente, incluidos el nombre, la dirección y cualquier número de referencia.
Además, su factura debe tener un número de factura único y secuencial, junto con la fecha de facturación y la fecha de vencimiento. Describa claramente los productos o servicios prestados, incluyendo cantidades, precios e IVA.
Por último, no te olvides de indicar el importe total (IVA incluido, con una clara división entre importe neto y bruto) y tus datos de pago, como el número de cuenta bancaria y cualquier referencia de pago. Para más detalles sobre cómo elaborar una factura profesional, consulta nuestro extenso blog.
Elija el medio adecuado para enviar su factura
Hay varias formas de enviar una factura. Estas son algunas opciones:
Por correo: Aunque es menos habitual, a veces puede ser conveniente, sobre todo con clientes formales o tradicionales. Asegúrate de conservar una copia para tus archivos.
A través de un software de facturación: programas como Exact, Moneybird o Factuursturen.nl ofrecen una forma automatizada de crear y enviar facturas. A menudo también puedes establecer recordatorios para los pagos atrasados.
Seguimiento del pago
Enviar una factura es sólo el primer paso. Aquí tienes consejos para asegurarte de cobrar a tiempo:
Envíe un recordatorio: Si ha vencido el plazo de pago, envíe un recordatorio amistoso. A menudo, los clientes simplemente se olvidan del pago.
Recordatorios automáticos: El software de facturación puede ayudarte con esto enviando recordatorios automáticos.
Contacto en persona: Para importes mayores o facturas pendientes de pago a largo plazo, una llamada telefónica personal puede ser más eficaz.
¿Qué hacer en caso de impago?
Si un cliente no paga, puede tomar varias medidas:
Envía un último recordatorio: Indique un plazo claro y sea profesional pero directo.
Contrate a una agencia de cobros: Si el cliente sigue sin pagar tras varios intentos, una agencia de cobros puede ser una solución.
Acciones legales: En casos extremos, puedes considerar la posibilidad de emprender acciones legales, como un procedimiento ante el tribunal de subdistrito.
