En tant que gestionnaire, vous savez à quel point il est important de traiter les notes de frais de manière efficace et précise. TriFact365 est un outil puissant qui rationalise le processus d’approbation, fait gagner du temps et donne une vue d’ensemble. Mais en tant que gestionnaire, comment tirer le meilleur parti de cet outil ? Dans ce blog, je partage quelques conseils pratiques pour approuver les notes de frais en douceur et efficacement avec TriFact365.
1. Établir des lignes directrices claires pour les déclarations
Communiquez à votre équipe des règles claires en matière de demandes de remboursement, notamment en ce qui concerne les types de dépenses acceptés et les documents requis (tels que les reçus ou les factures). Cela permet de s’assurer que les demandes sont soumises correctement et vous évite de perdre du temps avec des demandes incomplètes.
Conseil : Ajoutez une liste de contrôle au portail de réclamations de TriFact365 afin que les employés puissent facilement vérifier si leur réclamation est complète.
2. Utiliser la hiérarchisation et les notifications
TriFact365 propose une fonction de notification qui vous permet de recevoir des rappels pour les approbations en suspens. En mettant en place ces notifications, vous évitez les retards dans le processus. Hiérarchisez les demandes en fonction de l’urgence, par exemple pour l’établissement d’un budget mensuel.
Conseil : prévoyez des heures fixes dans votre calendrier pour approuver les demandes. Vous éviterez ainsi qu’elles ne s’accumulent et que le flux de travail ne soit pas perturbé.
3. Consulter des informations et des rapports intelligents
TriFact365 vous permet d’analyser les données relatives aux sinistres, telles que les dépenses par département ou par employé. Utilisez ces informations pour repérer les tendances et gérer les budgets de manière proactive.
Conseil : Vérifiez régulièrement les rapports pour repérer rapidement les erreurs inhabituelles ou récurrentes dans les déclarations.
4. Utiliser l’approbation mobile
En tant que gestionnaire, vous êtes souvent en déplacement. La fonctionnalité mobile de TriFact365 vous permet d’approuver les demandes depuis votre smartphone ou votre tablette. Cela garantit la flexibilité et évite les retards, même lorsque vous n’êtes pas au bureau.
Conseil : créez un compte de test pour explorer l’interface mobile afin de savoir exactement comment traiter les demandes en déplacement.
5. Coopération avec le département des finances
Bien que TriFact365 vous décharge d’une grande partie du travail, une bonne communication avec votre service financier reste essentielle. Assurez-vous qu’ils ont accès aux données pertinentes du système et qu’ils connaissent vos préférences en matière d’approbation.
Conseil : Organisez régulièrement de brefs examens avec le département des finances afin d’optimiser les processus.
6. Garder à l’esprit l’expérience utilisateur de votre équipe
L’efficacité d’un outil dépend de celle des personnes qui l’utilisent. Assurez-vous que votre équipe comprend comment utiliser TriFact365 et donnez-lui le soutien dont elle a besoin. Envisagez des webinaires ou de courts tutoriels pour les familiariser avec le système.
Conseil : Demandez à votre équipe de vous faire part de son expérience en matière de soumission des demandes de remboursement. Vous obtiendrez ainsi des informations précieuses qui vous permettront d’améliorer le processus.
TriFact365 peut aider les gestionnaires à approuver les demandes d’indemnisation rapidement et sans erreur, à condition que vous tiriez le meilleur parti de ses capacités. En utilisant des notifications intelligentes, des rôles définis et des fonctionnalités mobiles, vous pouvez non seulement gagner du temps, mais aussi contribuer à un processus de réclamation clair et efficace.
