TriFact365 ist ein leistungsstarkes Werkzeug für die digitale Rechnungs- und Dokumentenverarbeitung. Diese Software für Manager bietet nicht nur Zeitersparnis, sondern auch die Möglichkeit, Arbeitsabläufe effizient zu gestalten. Hier finden Sie einige praktische Tipps, wie Sie das Beste aus TriFact365 herausholen können, indem Sie Arbeitsabläufe für jeden Mitarbeiter in Ihrer Abteilung einrichten.
Analysieren Sie die Arbeitsteilung in Ihrer Abteilung
Bevor Sie mit der Einrichtung von Arbeitsabläufen beginnen, ist es wichtig, die Zuständigkeiten und Aufgaben der einzelnen Teammitglieder klar festzulegen. Stellen Sie sich Fragen wie:
- Wer bearbeitet welche Rechnungen?
- Welche Teammitglieder verfügen über besondere Kompetenzen oder Fachkenntnisse?
- Wie viel Zeit benötigt jedes Teammitglied, um Dokumente zu prüfen oder zu genehmigen?
Ein klares Bild der Arbeitsteilung hilft Ihnen, zielgerichtete Arbeitsabläufe einzurichten.
Arbeiten mit Benutzerrollen und Berechtigungen
TriFact365 ermöglicht es, den Benutzern unterschiedliche Rollen und Rechte zuzuweisen. Dies sorgt für klare Verantwortlichkeiten und verhindert, dass Mitarbeiter auf sensible Informationen zugreifen, die nicht für sie bestimmt sind.
- Zuweisung von Rollen: Stellen Sie sicher, dass die richtigen Mitarbeiter Zugang zu den Funktionen haben, die sie benötigen. Denken Sie an „Erfasser“ für die Dateneingabe und „Prüfer“ für die Rechnungsfreigabe.
- Automatische Zuordnung: Nutzen Sie die Optionen, um bestimmte Rechnungen bestimmten Mitarbeitern zuzuordnen, z. B. nach Lieferant, Abteilung oder Betrag.
Schritt-für-Schritt-Workflows einrichten
TriFact365 bietet die Möglichkeit, Workflows einzurichten, die den Prozessen Ihrer Abteilung entsprechen. Hier sind einige Tipps:
- Pro Mitarbeiter: Erstellen Sie einen Workflow für Mitarbeiter auf der Grundlage ihrer Zuständigkeiten. Beispiel: Mitarbeiter A bearbeitet Eingangsrechnungen bis zu 1.000 €, während Mitarbeiter B sich auf größere Beträge konzentriert.
- Kontrolle und Genehmigung: Arbeiten Sie mit einem Genehmigungsfluss, bei dem Rechnungen erst nach einer Prüfung durch einen Vorgesetzten oder Manager weiterverarbeitet werden.
Verwenden Sie die Übersichten zur Überwachung
Die Bildschirme von TriFact365 bieten einen Einblick in den Status aller Rechnungen und Arbeitsabläufe. Dies hilft Ihnen, Engpässe zu erkennen und bei Bedarf einzugreifen:
- Überprüfen Sie, ob die Mitarbeiter ihre Aufgaben pünktlich erledigen.
- Analysieren Sie, welche Arbeitsabläufe verbessert werden müssen.
- Behalten Sie die Durchlaufzeit der Rechnungen im Auge.
Mit diesen Erkenntnissen können Sie Ihre Abteilung noch effizienter machen.
Regelmäßig evaluieren und optimieren
Die Bedürfnisse Ihrer Abteilung können sich ändern. Planen Sie daher regelmäßige Überprüfungen, um zu sehen, ob die Arbeitsabläufe noch der Realität entsprechen. Holen Sie Feedback von Ihrem Team ein und passen Sie die Einstellungen bei Bedarf an.
Software für Manager, die die Effizienz und Struktur ihrer Abteilungen verbessern wollen, einen enormen Mehrwert bieten. Wenn Sie die Arbeitsabläufe für die einzelnen Mitarbeiter geschickt einrichten, die Automatisierung nutzen und regelmäßig auswerten, werden Sie den größten Nutzen aus diesem Tool ziehen. Investieren Sie Zeit in die richtige Implementierung und sehen Sie, wie Ihre Abteilung schneller, effizienter und mit mehr Spaß arbeiten kann.
