Dans un monde où la collaboration numérique est de plus en plus importante, approuver des documents – comme les factures d’achat – est un élément essentiel d’une gestion efficace. Pourtant, nous constatons que dans de nombreuses entreprises, l’approbation des documents est encore inutilement lente ou sujette à des erreurs. Chez TriFact365, nous pensons que cela peut être amélioré. Mieux encore : nous veillons à ce que cela s’améliore.
Pourquoi l’autorisation est importante
Que vous travailliez dans une PME ou dans une organisation plus importante, la procédure d’approbation du contrôle financier est essentielle. Il permet d’éviter les paiements non souhaités, donne un aperçu des dépenses et garantit une piste d’audit claire. Toutefois, lorsque ce processus repose sur des e-mails, des signatures ou même des documents papier, des risques apparaissent : Mauvaise communication, retards et manque de visibilité.
Le flux de travail intelligent de TriFact365
Avec TriFact365, vous numérisez et automatisez l’ensemble du processus d’approbation. Dès qu’une facture est reconnue et associée au bon créancier, vous pouvez immédiatement lancer le workflow d’approbation. Selon les paramètres, le bon collègue reçoit automatiquement une notification – par e-mail ou au sein de la plateforme – indiquant qu’un document est prêt à être approuvé.
Quels sont les avantages ?
- Gain de temps: plus d’échanges interminables de mails. L’approbation peut se faire en un clic.
- Transparence totale: vous voyez toujours qui a approuvé quoi et quand.
- Moins d’erreurs: grâce à des processus de travail prédéfinis et des contrôles automatiques.
- Flexible: Approuvez depuis votre ordinateur de bureau, votre tablette ou votre smartphone, où que vous soyez.
- Une connexion sans faille: Intégration avec votre progiciel de comptabilité, comme Exact Online, AFAS ou Twinfield.
Qui autorise quoi ?
Dans TriFact365, vous pouvez facilement définir qui peut approuver des documents. Vous pouvez créer des workflows illimités avec des approbateurs par administration. Vous gardez ainsi le contrôle du processus et évitez les étapes intermédiaires inutiles.
Tout est enregistré pour le comptable
Une approbation dans TriFact365 n’est pas qu’une simple case à cocher. Nous gardons une trace précise de qui a approuver des documents, quand et avec quel commentaire. Cela n’est pas seulement utile pour une vue d’ensemble interne, mais aussi précieux pour votre comptable ou en cas de contrôle par les autorités fiscales.
Avec TriFact365, le partage de documents devient une partie efficace de votre gestion numérique. Plus d’e-mails séparés, plus d’instructions Excel peu claires – juste un processus clair, entièrement dans le cloud.
