En un mundo en el que la colaboración digital es cada vez más importante, la aprobación de documentos -como las facturas de compra- es una parte esencial de una gestión eficaz. Sin embargo, en muchas empresas, la aprobación de documentos sigue siendo innecesariamente lenta o propensa a errores. En TriFact365, creemos que esto se puede mejorar. Mejor aún, nos estamos asegurando de queasí sea.
Por qué es importante la autorización
Tanto si trabaja en una PYME como en una gran organización, el proceso de aprobación del control financiero es esencial. Ayuda a evitar pagos no deseados, proporciona una visión general de los gastos y garantiza una pista de auditoría clara. Sin embargo, cuando este proceso se basa en correos electrónicos, firmas o incluso documentos en papel, surgen riesgos: mala comunicación, retrasos y falta de visibilidad.
Flujo de trabajo inteligente de TriFact365
Con TriFact365, puede digitalizar y automatizar todo el proceso de aprobación. En cuanto se reconoce una factura y se asocia al acreedor adecuado, puede iniciar inmediatamente el flujo de trabajo de aprobación. Dependiendo de la configuración, el colega adecuado recibirá automáticamente una notificación -por correo electrónico o dentro de la plataforma- de que un documento está listo para su aprobación.
¿Cuáles son las ventajas?
- Ahorre tiempo: se acabaron los interminables intercambios de correos electrónicos. La aprobación está a un solo clic.
- Transparencia total: siempre se ve quién aprobó qué y cuándo.
- Menos errores: gracias a flujos de trabajo predefinidos y comprobaciones automáticas.
- Flexible: apruebe desde su ordenador, tableta o smartphone, esté donde esté.
- Conexión perfecta: integración con su paquete de contabilidad, como Exact Online, AFAS o Twinfield.
¿Quién autoriza qué?
En TriFact365, puede definir fácilmente quién puede aprobar documentos. Puede crear flujos de trabajo ilimitados con aprobadores por administración. Esto significa que conserva el control del proceso y evita pasos intermedios innecesarios.
Todo queda registrado para el contable
Una aprobación en TriFact365 es algo más que marcar una casilla. Llevamos un registro preciso de quién ha aprobado los documentos, cuándo y con qué comentarios. Esto no solo es útil para una visión general interna, sino que también tiene un valor incalculable para su contable o en caso de auditoría por parte de las autoridades fiscales.
Con TriFact365, compartir documentos se convierte en una parte eficaz de su gestión digital. Se acabaron los correos electrónicos por separado y las instrucciones confusas en Excel: solo un proceso claro, totalmente en la nube.
