Faire approuver les factures
Laissez vos collègues approuver les factures via le portail ou l’application mobile. Cela vous permet de savoir exactement si les factures ont été examinées par les bonnes personnes.
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Adapter les flux de travail à votre processus
Assurez-vous que les documents peuvent être approuvés à tout moment et en tout lieu via l’application ou l’outil en ligne.
- Configurez facilement vos propres flux de travail
- Des options flexibles garantissent une approbation adéquate
- Déterminer qui approuve la réservation ou le paiement
Suivi de toutes les factures
Évitez que les factures ne soient oubliées et laissées impayées dans le tiroir du bureau d’un collègue.
- Voir quels collègues doivent approuver les factures
- Éviter que les factures n’attendent trop longtemps pour être approuvées
- Saisir automatiquement le processus d’approbation sous forme numérique
S’assurer d’une approbation rapide
Soyez proactif en envoyant des rappels automatiques. Cela permet d’effectuer des paiements corrects en temps voulu.
- Envoi automatique de notifications sur les téléphones des collègues
- Définir l’heure d’envoi des rappels par courrier électronique
Questions fréquemment posées
Oui, c’est possible. Par exemple, vous pouvez exiger l’approbation de l’un des deux membres du conseil d’administration pour approuver la facture.
Si plusieurs personnes doivent approuver un document, vous pouvez créer une séquence. Par exemple, un responsable de service doit toujours approuver un document avant que celui-ci ne doive être approuvé par le directeur. Un workflow comprend au maximum cinq phases de ce type.
Vous pouvez choisir de lancer un workflow dès réception d’un document. Pour cela, vous pouvez définir un workflow standard par administration. Pour plus de flexibilité, vous pouvez également lancer le workflow uniquement après qu’un collègue, par exemple de l’administration financière, a évalué le contenu et l’a affecté à un workflow.
Si vous utilisez les paramètres par défaut de TriFact365, une facture ne sera visible qu’après approbation. Vous avez ainsi la garantie que les factures envoyées depuis TriFact365 vers le logiciel de comptabilité le seront également. Vous pouvez également choisir d’envoyer les écritures comptables au logiciel de comptabilité avant approbation. Cette dernière option permet d’enregistrer la facture de manière à ce qu’elle soit clairement exclue des ordres de paiement. Dès que la facture a franchi toutes les étapes du processus dans TriFact365, l’écriture comptable est validée pour paiement. Cette fonction est compatible avec AccountView, AFAS, Exact Online, Twinfield et Boekhoudgemak.
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