Je kent het wel. Vlak voor de BTW-aangifte wordt door je klant nog een schoenendoos met een verzameling aan facturen en bonnetjes aangeleverd. Vervolgens moeten overuren gemaakt worden om deze te verwerken in de boekhouding en op tijd de BTW-aangifte te versturen. Niet vreemd dat accountants regelmatig gestrest zijn.
Daarnaast kent deze ‘piekverwerking’ ook andere nadelen. De boekhouding van de klant is niet altijd actueel waardoor er weinig inzicht is in de stand van zaken. Real-time rapportages en adviesdiensten zijn dus niet mogelijk. In deze blog geven we een aantal tips om de piekbelasting met behulp van TriFact365 in de kwartaalmaanden te verminderen.
- Digitaliseer en automatiseer de aanlevering van documenten
De beruchte schoenendoos is één van de belangrijkste oorzaken van de piekbelasting. Zorg er daarom voor dat facturen en bonnetjes constant worden aangeleverd door je klanten. Niet in een schoenendoos, maar digitaal. De meeste facturen worden tegenwoordig al digitaal verstuurd door de leverancier. Met één druk op de knop kunnen deze (automatisch) worden doorgestuurd naar de administratie in TriFact365. Het printen van deze facturen en het fysiek verplaatsen kost veel tijd en geld en is bovendien niet erg milieuvriendelijk. Dan zijn er nog die vervelende papieren bonnetjes waar veel klanten mee te maken hebben. Ook daar is een handige oplossing voor. Met de mobiele app van TriFact365 zijn deze eenvoudig te fotograferen en te versturen.
- Overtuig je klanten
Het verminderen van de piekbelasting heeft niet alleen voordelen voor jou als accountant, maar ook voor je klanten. Overtuig je klanten van deze voordelen zodat ze ook bereid zijn om hun werkwijze aan te passen en documenten digitaal aan te leveren. Als accountant kun je hierdoor namelijk de boekhouding vaker en sneller up-to-date houden. Voor de klant kan dit verschillende voordelen bieden. Real-time rapportages zijn mogelijk waardoor je als accountant betere adviesdiensten kunt leveren. Niets is vervelender dan een advies dat eigenlijk te laat komt.
- Plan meerdere controlemomenten in
Doordat klanten vlak voor de BTW-deadline hun facturen en bonnetjes komen brengen, word je als accountant geforceerd om het controlemoment op het laatste moment in te plannen. Wanneer je met je klanten hebt afgesproken dat facturen en bonnetjes digitaal en geautomatiseerd worden aangeleverd, kunnen meerdere kleinere controlemomenten ingepland worden gedurende de maand. Hierdoor verminder je de piekbelasting op het allerlaatste moment en kun je de boekhouding van de klant regelmatig up-to-date houden.
Lees verder over de features en workflows waarmee TriFact365 de pre-accounting digitaliseert.
