Soms komen bonnetjes groot in het nieuws door bonnetjesaffaires. De vraag is dan vooral of deze bonnetjes terechte declaraties zijn geweest en al snel wordt er dan, terecht of onterecht, met de vinger gewezen en moet je als verdachte bewijs leveren. Tja.. en dan heb je ook nog al die kleine verfrommelde bonnetjes, die soms ook nog kwijtraken, wat een gedoe. Kom je als ondernemer, manager, boekhouder of andersoortig specialist regelmatig in aanraking met bonnetjes en zoek je daar een slimme oplossing voor? Dan is dit artikel over bonnetjes scannen echt wat voor jou!
Waarom scan je eigenlijk bonnetjes?
Bonnetjes zijn een bewijsmiddel dat de uitgaven die je hebt gedaan ook daadwerkelijk zakelijke kosten zijn. Dit is nodig voor verantwoording aan diverse belanghebbenden. In het voorbeeld van de bonnetjesaffaire in de politiek kan dit een parlement zijn dat de uitgaven van een minister controleert. Ook kan het bijvoorbeeld de belastingdienst zijn die de kosten van een bedrijf controleert. In dit laatste geval eist de belastingdienst van de meeste bedrijven dat ze tot 7 jaar geleden inzage kunnen geven in hun financiële administratie met alle achterliggende boekingsstukken. En bonnetjes vallen hier net als facturen ook onder, vandaar je bonnetjes als bewijs digitaliseert.
Papieren bonnetjes leiden tot ergenissen!
Vergis je niet, in behoorlijk wat organisaties worden papieren bonnetjes nog echt verzameld. Alle medewerkers leveren deze periodiek in bij de boekhouding, waarna de administrateur of controller deze verwerkt en een oordeel vormt over de juistheid van de ingeleverde bonnetjes. Tijdens dit proces kunnen bonnetjes eenvoudig kwijtraken of verloren gaan als gevolg van onleesbaarheid. Iedereen herkent vast wel die verfrommelde benzinebonnetjes in de portemonnee. Ook zorgen papieren bonnetjes er nog regelmatig toe dat de verantwoording van de kosten niet volledig gemaakt kan worden, dit terwijl de kosten wel zakelijk zijn gemaakt. Een last waar nu voor iedere organisatie een oplossing voor is. Met je telefoon is het gelukkig mogelijk om het bonnetjesproces van A-tot-Z te verbeteren.
Kies voor een bonnetjes app
Selecteer een goede app op internet. Tegenwoordig zijn (gratis) apps beschikbaar waarmee je eenvoudig foto’s maakt van papieren bonnetjes. Idealiter maakt je direct na ontvangst van het bonnetje een foto, waarna je deze digitaal verwerkt. Met slimme digitalisering raak je nooit meer papieren bonnetjes kwijt. Voor bonnetjes die toch nog op papier binnenkomen gebruikt de financiële afdeling optioneel nog een scanner die de papieren bonnen omzet in digitale boekingsstukken. Maar dit is eigenlijk een suboptimaal proces. Een bonnetjes app op je telefoon werkt het snelst en leidt in de praktijk tot de minste fouten.
Hoe komt het bonnetje dan in de administratie?
Een bonnetje naar een digitale brievenbus sturen in een boekhoudpakket is in sommige gevallen een oplossing. De boekhouder of controller bekijkt of het bonnetje correct is en maakt handmatig een journaalpost. Daarbij wordt dan ook nog het bonnetje aan deze boeking gekoppeld. Maar… dit is niet de snelste of beste methode. Met de mobiele app van TriFact365 kun je alle bonnetjes en facturen direct vanaf de smartphone verwerken tot een kant-en-klare journaalpost in je boekhoudpakket. Het proces wordt dus nog verder geautomatiseerd en verloopt daardoor robuuster en sneller!
Hoe fiatteert een leidinggevende de bonnetjes dan?
Met de TriFact365 app kun je optioneel alle bonnetjes goedkeuren. Je kunt online voor meerdere budgethouders fiatteringsstromen aanmaken, wij noemen dit autorisatie- of procuratieschema’s. De fiattering van bonnetjes kan plaatsvinden direct na het scannen of nadat een boeking in de administratie wordt gemaakt. Wel zo handig, want niet alle organisaties werken hetzelfde.
Pushnotificaties en e-mailherinneringen
TriFact365 bevat ook automatische pushnotificaties en e-mailherinneringen voor de leidinggevende. Deze kun je zelf instellen op de frequentie waarvan je vindt dat de budgethouder moet worden herinnerd. Natuurlijk kan je ook zelf de inhoud van deze e-mail bepalen en ook extra herinneringen automatisch versturen. Bekijk hier alle functies voor het autoriseren van facturen.
Wat hebben boekhouders en controllers hieraan?
Met de TriFact365 app heb je meer grip op het complete declaratiesproces. Boekhouders en controllers richten zelf de processen eenvoudig in, wat zorgt voor efficiency. Je organisatie heeft 24/7 zicht op de aanlevering en verwerking van bonnetjes en je weet precies wie wat heeft uitgevoerd. Je boekhouder bespaart tijd omdat deze nooit meer bonnetjes hoeft te verzamelen en als kers op de taart ontvangt deze ook een automatische journaalpost.
Conclusie over bonnetjes scannen
Papieren verfrommelde bonnetjes zijn niet meer van deze tijd. Stap over naar digitale verwerking van bonnetjes dat bespaart je organisatie tijd en verhoogt de kwaliteit van processen. Stroomlijn jij ook je organisatie met de TriFact365 app?
Wil je naast bonnetjes ook facturen scannen?
