In het bedrijfsleven komt het regelmatig voor: een factuur die aangepast moet worden. Misschien is er een fout gemaakt, is een bestelling geannuleerd of retourneerde de klant (een deel van) de goederen. In zulke gevallen komt het begrip crediteren om de hoek kijken. Maar wat houdt dat precies in?
Wat betekent crediteren?
Crediteren is het proces waarbij (een deel van) een eerder verzonden factuur wordt teruggedraaid. Dit gebeurt via een creditfactuur, ook wel creditnota genoemd.
Een creditfactuur is een officiële correctie op een eerder verstuurde factuur en vermeldt het bedrag dat wordt gecrediteerd — met andere woorden: teruggegeven of kwijtgescholden.
Wanneer crediteer je een factuur?
Er zijn verschillende situaties waarin een creditnota nodig is. De meest voorkomende zijn:
- Fout in de factuur
Denk aan een verkeerd bedrag, fout btw-tarief, verkeerde klantgegevens of een product dat per ongeluk dubbel is gefactureerd. - Retourzending
De klant heeft (een deel van) de levering teruggestuurd. In dat geval vervalt (een deel van) het factuurbedrag. - Annulering van een order
Als een bestelling na facturatie geannuleerd wordt, moet het bijbehorende bedrag worden teruggedraaid. - Kortingen of compensaties achteraf
Soms wordt na de factuurdatum besloten om een korting of compensatie toe te kennen. Ook dit kan via een creditfactuur worden verwerkt.
Wat staat er op een creditfactuur?
Een creditfactuur lijkt in opmaak sterk op een gewone factuur, maar dan met negatieve bedragen. Belangrijke elementen zijn:
- Verwijzing naar de oorspronkelijke factuur (factuurnummer en datum)
- Negatief bedrag of een positief bedrag met duidelijke aanduiding “creditfactuur”
- Beschrijving van de reden van creditering
- Klant- en bedrijfsgegevens
- Btw-specificatie (indien van toepassing)
Boekhoudkundig effect van een creditfactuur
In je administratie verwerk je een creditfactuur als een negatieve omzet. Dit verlaagt je totale opbrengsten en het bedrag aan af te dragen btw. Voor de klant betekent het vaak een terugbetaling of een vermindering van het openstaande bedrag.
Hoe zit het met btw?
Als de originele factuur btw bevatte, dan moet de creditfactuur ook de juiste btw-verwerking bevatten. Je corrigeert dus niet alleen het netto bedrag, maar ook de btw die je in eerste instantie hebt afgedragen.
Let op: als je een creditfactuur stuurt over een levering die nooit heeft plaatsgevonden, en de btw al is afgedragen, dan kun je die btw corrigeren in je aangifte.
Tips voor correct crediteren
- Zorg dat je creditfacturen duidelijk en traceerbaar zijn.
- Gebruik factuurnummers die doorlopen, ook voor creditnota’s.
- Vermeld altijd de reden van crediteren.
- Verstuur de creditfactuur zo snel mogelijk na ontdekking van de fout of wijziging.
Eenvoudig crediteren met TriFact365
Werk je al met TriFact365? Dan wordt crediteren een stuk eenvoudiger. In onze software kun je met een paar klikken een creditfactuur verwerken. De automatische herkenning zorgt ervoor dat creditnota’s snel en correct worden herkend, zodat je administratie sneller up-to-date is. Of je nu zelf een creditfactuur opstelt of er één ontvangt: TriFact365 helpt je om dit proces soepel en foutloos te laten verlopen.
Tot slot
Crediteren is een belangrijk onderdeel van een correcte en transparante administratie. Het voorkomt misverstanden met klanten en zorgt dat je voldoet aan de fiscale regels. Of het nu gaat om een fout, een retour of een tegemoetkoming: een goede creditfactuur helpt je professioneel te blijven én vertrouwen te behouden.
