In een wereld waarin digitale samenwerking steeds belangrijker wordt, is het goedkeuren van documenten – zoals inkoopfacturen – een cruciaal onderdeel van een efficiënte administratie. Toch merken we dat het goedkeuringsproces in veel organisaties nog onnodig traag of foutgevoelig verloopt. Bij TriFact365 geloven we dat dit beter kan. Sterker nog: we zorgen ervoor dat het beter gaat.
Waarom goedkeuren belangrijk is
Of je nu werkt bij een mkb-bedrijf of een grotere organisatie: het goedkeuringsproces is essentieel voor financiële controle. Het voorkomt ongewenste betalingen, biedt inzicht in uitgaven en zorgt voor een duidelijk audit trail. Maar als dit proces afhankelijk is van e-mails, handtekeningen of zelfs papieren documenten, ontstaan er risico’s: miscommunicatie, vertraging en gebrek aan overzicht.
De slimme workflow van TriFact365
Met TriFact365 digitaliseer en automatiseer je het volledige goedkeuringsproces. Zodra een factuur is herkend en gekoppeld aan de juiste crediteur, kun je direct de goedkeuringsworkflow starten. Afhankelijk van jouw instellingen krijgt de juiste collega automatisch een notificatie – via e-mail of binnen het platform – dat er een document klaarstaat om goed te keuren.
Wat zijn de voordelen?
- Tijdsbesparing: Geen eindeloos mailverkeer meer. Goedkeuren kan met één klik.
- Volledige transparantie: Altijd inzicht in wie wat wanneer heeft goedgekeurd.
- Minder fouten: Door vooraf ingestelde workflows en automatische controles.
- Flexibiliteit: Goedkeuren via desktop, tablet of smartphone – waar je ook bent.
- Naadloze koppeling: Integratie met jouw boekhoudpakket, zoals Exact Online, AFAS of Twinfield.
Wie keurt wat goed?
In TriFact365 kun je eenvoudig bepalen wie welke documenten mag goedkeuren. Je kunt per administratie onbeperkt worfklows met goedkeurders aanmaken. Zo houd je grip op het proces én voorkom je onnodige tussenstappen.
Alles vastgelegd voor de accountant
Een goedkeuring in TriFact365 is niet zomaar een vinkje. We leggen precies vast wie, wanneer en met welke opmerking een document heeft goedgekeurd of afgewezen. Dat is niet alleen handig voor intern overzicht, maar ook waardevol voor jouw accountant of bij een controle van de Belastingdienst.
Met TriFact365 wordt documenten goedkeuren een efficiënt onderdeel van jouw digitale administratie. Geen losse e-mails meer, geen onduidelijke Excel-overzichten – maar één helder proces, volledig in de cloud.
