Facturen zijn een essentieel onderdeel van elke onderneming. Ze zorgen niet alleen voor een overzicht van je inkomsten, maar zijn ook belangrijk voor de belastingaangifte en voldoen aan wettelijke eisen. In dit artikel lees je wat verplicht is op een factuur en krijg je een praktisch voorbeeld.
Wat moet er verplicht op een factuur staan?
Volgens de Nederlandse en Europese regelgeving moet een factuur aan bepaalde eisen voldoen. Je moet de gegevens van je onderneming vermelden, zoals de naam van je bedrijf, je adresgegevens (geen postbus), je KvK-nummer en je BTW-nummer. Daarnaast zijn de gegevens van de klant nodig, waaronder de naam en adresgegevens van de klant.
Een factuur moet een uniek factuurnummer bevatten dat in een oplopende volgorde wordt opgesteld, samen met de datum waarop de factuur is opgesteld. Verder is een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten verplicht, inclusief de datum of data van levering of uitvoering van de dienst.
Ook moeten de bedragen duidelijk worden vermeld, zoals het netto bedrag (exclusief BTW), het BTW-tarief (bijvoorbeeld 21%, 9%, of 0%), het BTW-bedrag en het totale bedrag inclusief BTW. Tot slot moeten je betaalgegevens, zoals je IBAN-rekeningnummer, en eventuele betalingsvoorwaarden, zoals een betalingstermijn van 14 of 30 dagen, worden opgenomen. Als er sprake is van speciale vrijstellingen of verleggingsregelingen, zoals “BTW verlegd”, moet dat ook worden vermeld.
Voorbeeld van een factuur
Bedrijfsnaam: XYZ Webdesign
Adres: Nieuweweg 123, 1234 AB Amsterdam
KvK-nummer: 12345678
BTW-nummer: NL123456789B01
Factuurnummer: 2024001
Factuurdatum: 31 december 2024
Klant:
ABC Marketing
Oudeweg 456
5678 CD Utrecht
| Omschrijving | Aantal | Prijs per stuk | Totaal |
|---|---|---|---|
| Ontwerp nieuwe website | 1 | € 1.500,00 | € 1.500,00 |
| Onderhoudscontract (maand) | 6 | € 150,00 | € 900,00 |
Subtotaal: € 2.400,00
BTW (21%): € 504,00
Totaalbedrag: € 2.904,00
IBAN: NL12BANK3456789012
Betalingstermijn: 14 dagen (voor 14 januari 2025)
Veelgemaakte fouten bij factureren
Veelgemaakte fouten bij het opstellen van facturen zijn bijvoorbeeld het vergeten om een uniek factuurnummer te gebruiken, onjuiste of ontbrekende BTW-gegevens en een gebrek aan een duidelijke omschrijving van de diensten of producten. Ook het niet vermelden van een betalingstermijn kan verwarring veroorzaken.
Door de juiste informatie op je facturen te zetten, voorkom je problemen met klanten en de Belastingdienst. Bovendien helpt het je om je administratie op orde te houden. Neem dit voorbeeld mee en zorg ervoor dat elke factuur voldoet aan de wettelijke eisen!
