Het werk van jou als boekhouder of accountant verschuift. De nadruk komt te liggen op het adviseren van de klant. Hoe kun je als kantoor meer tijd vrijmaken voor deze nieuwe rol? Neem de klant mee in het digitaliseren en automatiseren van de factuurverwerking met TriFact365. In dit blog geven wij je tips voor het onboarden van de klant.
1. Benoem de voordelen
Veel klanten kennen de begrippen digitaliseren, overgang van informatie en processen naar een elektronische vorm, en automatiseren, vervangen van menselijke arbeid door machines of computers en computerprogramma’s. Maar wat dit voor hen en jou betekent, wat ze/je ermee kunt bereiken of hoe je het (het beste) kunt toepassen is vaak onbekend. Hieronder de voordelen van digitaliseren en automatiseren met TriFact365:
Voor het kantoor:
- Alles op één plek
- Uniforme werkwijze
- Tijdsbesparing
Voor de klant:
- Eenvoudig documenten verzamelen
- Real time statussen
- Online archief
2. Automatiseer de aanlevering
De grootste winst voor de klant ligt bij het automatiseren van de aanlevering van documenten. Veel documenten zijn al in een digitale vorm (o.a. PDF) beschikbaar. Hierdoor is het mogelijk om dit proces te automatiseren middels het automatisch doorsturen van deze documenten. De klant heeft dan geen handmatige handelingen voor dit proces. Hoe je dit kunt inrichten lees je hier.
In veel bedrijven zijn er naast digitale documenten ook bonnetjes die geboekt moeten worden in een administratie. De mobiele app van TriFact365 voorziet in het digitaliseren van bonnetjes. Door eenvoudig een foto te maken en deze te uploaden is een bon gedigitaliseerd en geautomatiseerd beschikbaar gekomen. Zijn de medewerkers veel op de weg, maak een gratis gebruiker aan en laat ze hun bonnetjes uploaden via de mobiele app.
Om de kwaliteit van de upload van documenten, bonnen, etc. te waarborgen hebben wij enkele tips opgesteld. Lees hier hoe je de kwaliteit van een upload door gebruikers bevordert.
3. Digitaliseer de goedkeuring
Het gebeurt nog regelmatig dat declaraties ter goedkeuring door bijvoorbeeld een manager moeten worden ondertekend. Wat als dit proces gedigitaliseerd kan worden? Geen bonnen meer die ontbreken in de administratie, een verkorte doorlooptijd en altijd online inzicht in de status van de declaratie.
TriFact365 biedt Autorisatie en Procuratie aan als digitaal alternatief voor de goedkeuring door middel van een handtekening of stempel. Zo kunnen medewerkers met de mobiele app hun bonnetje uploaden en geeft de verantwoordelijke budgethouder online zijn akkoord. Dit laatste door simpelweg te swipen in de mobiele app.
Voor elke situatie is een workflow in te stellen die er voor zorgt dat documenten door de verantwoordelijke persoon worden goedgekeurd.
4. Tips eenvoudig verwerken documenten
Nadat documenten zijn geüpload en goedgekeurd kunnen ze worden verwerkt. Met TriFact365 betekent dit dat het document als factuur wordt geboekt in het boekhoudpakket. Hoe zorg je er voor dat jij en je klant zo min mogelijk handelingen hoeven uit te voeren. Hier volgen onze tips.
Herkenning relaties
- Vul alle mogelijke stamgegevens bij een relatie in
- Controleer regelmatig of de stamgegevens actueel zijn
- Vermijd dubbele relaties
Complete boekingsvoorstellen
- Gebruik de Automatische regel- en grootboekherkenning
- Stel op de administratie de Standaarddagboek(en), -omschrijving en -betalingsreferentie in
- Vul bij de stamgegevens van een relatie de velden Betalingsconditie, BTW-code en Standaardrekening
- Stel Vreemde valuta in bij buitenlandse relaties
- Gebruik Samenvoegen om boekingsregels per BTW-code samen te voegen
Laat het systeem leren
- Upload en verwerk voor startende administraties de documenten in batches (5-10)
- Corrigeer boekingsvoorstellen als gegevens verkeerd zijn voorgesteld
- Blijf consequent corrigeren
Voor meer tips klik hier.
Met al deze tips kunnen jij en je klant snel en eenvoudig digitaliseren en automatiseren met TriFact365. Doe er je voordeel mee en maak tijd vrij voor jouw nieuwe rol als adviseur.
