Onderhanden werk (OHW) verwijst naar werk dat al is uitgevoerd, maar nog niet volledig is afgerond of gefactureerd. Het speelt een belangrijke rol in projectmanagement en financiële administratie, omdat het inzicht geeft in wat je organisatie al heeft geleverd zonder dat daar nog inkomsten tegenover staan.
In bedrijven waar projecten en kostenplaatsen centraal staan, zoals in de bouw, consultancy of creatieve industrieën, helpt het bijhouden van OHW bij het bewaken van de voortgang en het inzichtelijk maken van de financiële status van een project.
De Belangrijke Schakels: Projecten en Kostenplaatsen
Projecten zijn tijdelijke doelen met een specifieke reikwijdte, tijdlijn en budget. Tijdens een project wordt vaak op urenbasis of resultaatbasis gewerkt, wat betekent dat er continu kosten worden gemaakt. Het werk dat nog niet is afgerond of gefactureerd, valt onder OHW.
Kostenplaatsen daarentegen zijn interne categorieën waarmee bedrijven kosten toewijzen aan specifieke afdelingen, teams of projecten. Door OHW te koppelen aan kostenplaatsen, wordt het eenvoudiger om uitgaven, arbeid en opbrengsten te volgen. Dit helpt niet alleen bij transparante facturatie, maar ook bij een nauwkeurige boekhouding.
Hoe OHW te Registreren
Het registreren van OHW begint met een nauwkeurige tijdregistratie van de uren die medewerkers aan een project besteden. Het gebruik van een urenregistratiesysteem kan hierbij helpen, omdat het gegevens verzamelt over wie, wanneer en hoe lang aan een taak heeft gewerkt.
Naast tijdregistratie is het belangrijk om alle kosten zorgvuldig bij te houden. Dit omvat zowel directe kosten, zoals materialen en onderaannemers, als indirecte kosten, zoals overhead. Deze kosten worden toegewezen aan de bijbehorende kostenplaats en maken onderdeel uit van het OHW.
Vervolgens is het essentieel om bij periodieke financiële rapportages, zoals maand- of kwartaalafsluitingen, de status van het OHW te evalueren. Hierbij wordt gekeken naar de gerealiseerde kosten en het werk dat al is geleverd, maar nog gefactureerd moet worden.
Factureren van Onderhanden Werk
Er zijn verschillende manieren om onderhanden werk te factureren, afhankelijk van de afspraken met klanten en de aard van het project. Bij grote projecten wordt vaak gewerkt met deelfacturen die zijn gebaseerd op een mijlpaal of een percentage van de totale oplevering. Dit zorgt voor een regelmatige cashflow en verkleint het risico van niet-betaling aan het einde van een project.
Sommige bedrijven kiezen ervoor om op basis van nacalculatie te factureren, waarbij aan het einde van een periode het OHW wordt berekend en gefactureerd. Afhankelijk van de overeenkomst kan er worden gefactureerd op basis van een vast bedrag. Dit bedrag wordt berekend als een percentage van het afgeronde werk. Het zou ook kunnen worden berekend als een variabel bedrag. Dan worden de daadwerkelijk gemaakte kosten doorberekend.
Het is cruciaal om duidelijke afspraken te maken met klanten over wanneer en hoe de facturatie plaatsvindt. Bijvoorbeeld door middel van een contract met betalingsschema’s of voorwaarden.
De Financiële Link: OHW en Resultaat
Onderhanden werk heeft zowel invloed op de balans als op de winst- en verliesrekening. Op de balans wordt OHW vaak als een actief opgenomen. Dit wordt gedaan omdat het een recht vertegenwoordigt om in de toekomst inkomsten te ontvangen.
Op de winst- en verliesrekening wordt het als omzet geboekt zodra een project of een deel daarvan is gefactureerd. Het regelmatig evalueren van OHW helpt een bedrijf om zowel de liquiditeit als de winstgevendheid te bewaken en tijdig bij te sturen wanneer nodig.
Samenvatting en Praktische Tips
OHW is een essentieel hulpmiddel voor inzicht in de voortgang van projecten, het bewaken van budgetten en het koppelen van uitgaven aan kostenplaatsen. Het gebruik van projectmanagement- en boekhoudsoftware of TriFact365 kan dit proces vereenvoudigen en ondersteunen bij automatische berekeningen.
Het opstellen van heldere afspraken met klanten over facturatie zorgt voor transparantie en voorkomt misverstanden. Door regelmatig de status van OHW te analyseren en waar nodig processen aan te passen, werk je niet alleen aan betere projectcontrole. Tegelijkertijd werk je aan een gezondere financiële basis voor je organisatie.
