Deze zomer is er gehypte space race van miljardairs zoals Jeff Bezos (Amazon) en Richard Branson (o.a. Virgin Group en SpaceX). Ze vervuilen het milieu ermee, maar maken sier met nieuwe innovaties. Ook robotic accounting is een race van softwarebedrijven om als eerste 100% automatisch boekhouden aan te bieden. Eigenlijk wel een beetje vreemd nietwaar? Mensen schieten raketten het heelal in, maar we kunnen met elkaar de boekhouding nog niet volledig automatiseren..
Afijn, accountants ambiëren een ‘boekhoudrobot’ die de basis van het boekingswerk verricht. Een veelgehoorde reden is dat ze meer tijd beschikbaar willen maken voor analyse, rapportages en klantadvisering. Met robotic accounting werkt de accountancybranche richting dit doel van 100% automatisch boekhouden. Benieuwd wat het is, waar we staan en wat de voordelen voor jou als accountant kunnen zijn? Lees dan verder.
Wat is robotic accounting?
Accountants en boekhouders komen dit begrip steeds vaker tegen en de softwarebranche omarmt hun wensen, maar wat betekent dit nou eigenlijk? Robotic accounting staat voor het wegnemen van menselijke handelingen tijdens administratieve werkzaamheden en deze vervangen door software, oftewel robots. Daarbij is van belang dat de kwaliteit minstens zo hoog is als bij menselijk handelen.
Wanneer komt de boekhoudrobot eraan?
Accountants weten dat het in de toekomst gaat gebeuren. Niemand weet nog precies wanneer, zo kan het over 3 jaar al zover zijn, maar ook pas over 15 jaar. Feit is dat vrijwel iedereen overtuigd is dat over x jaar alle MKB administraties voor 99% automatisch én vrijwel foutloos worden verwerkt. Grote softwarehuizen zoals Microsoft, Visma en Exact investeren massaal in AI en machine learning. Voor mij is het niet zozeer de vraag wie deze race gaat winnen, maar vooral wanneer de klant er kwalitatief zo goed mee kan werken dat er ook echt sprake is van no-hands accounting.
Wat is de actualiteit rond robotic accounting?
Anno 2021 is volledige robotisering van het boekhoudproces nog nergens mogelijk. Wel kan een deel worden gerobotiseerd. Ik denk dan met name aan de hoog-volumeprocessen voor eenvoudige verwerking van inkoopfacturen, verkoopfacturen, bank en kasboekingen. Boekhoudsoftware verbetert gestaag de aanlevering en verwerking van deze diverse boekingsdocumenten. Helaas is ondanks alle mooie marketinguitingen nog een lange weg te gaan, want de kwaliteit is lang niet altijd wat de gebruiker ervan verwacht.
Wat is de rol van TriFact365?
Ons doel is foutloze automatisering van hoog-volume boekingsdocumenten. Daartoe adopteren we in een vroeg stadium nieuwe technologieën waarvan we impact verwachten en zodra deze enigszins productierijp zijn bieden we deze als BETA-functie aan voor onze gebruikers, daarmee creëren we impact.
Robotic accounting werkt onderliggend met hoogwaardige cloudsoftware, daarvoor maakt TriFact365 gebruik van moderne algoritmen die we continu verbeteren. Met de vele miljoenen facturen die door onze software worden verwerkt, kunnen de zelflerende algoritmen steeds betere voorstellen doen op basis van de beschikbare data. De specialisten bij TriFact365 hebben hiervan hun werk gemaakt en het is hun missie om menselijke handelingen bij het boekingsproces te minimaliseren.
TriFact365 is natuurlijk klein in vergelijking met de Big Tech giganten zoals Amazon (Jeff Bezos) en Virgin (Richard Branson). Toch zijn ook wij trots op de impact die we met onze robotic accounting software hebben voor accountants.
4 voordelen van robotic accounting voor accountants
Voordeel 1: Lagere en stabiele kostenstructuur
Meer automatisering betekent minder boekingswerk en dus minder loonkosten. Selecteer je als accountant de juiste softwareleverancier dan zijn de bijkomende IT kosten lager en flexibeler dan de loonkosten die worden bespaard.
Voordeel 2: Hogere omzet
Door kostenbesparing kan je kantoor lagere samensteltarieven hanteren naar klanten. Waardoor je propositie in vergelijking met concurrenten aantrekkelijker wordt. Hierdoor zou je als accountant in staat moeten zijn de omzet te laten groeien, wat tot waardecreatie leidt. Lees ook eens dit klantverhaal over omzetgroei.
Voordeel 3: Hogere winstgevendheid
Geef je de kostenbesparing liever niet door via scherpere tarieven? Dan blijven hogere marges over, waardoor je meer winstgevendheid kunt verwachten. Als je deze winst vervolgens op de juiste manier weet te investeren dan kun je ook op deze manier waarde toevoegen.
Voordeel 4: Betere concurrentiepositie door meer efficiency
Per saldo maakt het niet veel uit hoe je de automatiseringsvoordelen uiteindelijk weet te benutten in je organisatie. Accountants hanteren verschillende strategieën, de één kiest voor een prijsstrategie en de ander kiest voor een niche qua product/markt combinatie. Het gaat erom dat je kantoor efficiëntere werkprocessen heeft dan de concurrent, waardoor je verschil kunt maken.
Wees kritisch: robotic accounting hype of realiteit?
Als je de media, vakbladen en opinie van brancheorganisaties doorneemt dan is een rode draad te ontdekken. Accountantskantoren en brancheorganisaties verwachten dat in de periode 2020-2030 een ‘supercomputer’ de boekhouding overneemt. De markt lijkt overtuigd dat automatisering de winnende route is en dat verdere robotisering de komende jaren op het programma staat.
Wat heeft het voor zin om als accountant bij de kopgroep of early-adopters te behoren?
Bij TriFact365 luisteren we veel naar onze klanten. En inderdaad zijn veelgehoorde termen “tijdig instappen om de boot niet te missen” en “de organisatie voorbereiden op de toekomst”. Wij kunnen dus bevestigen dat de thema’s rondom Robotic Accounting actueel zijn en dat veel organisaties de noodzaak inzien om tijdig in te stappen.
Om die reden kloppen steeds meer bedrijven, accountants en non-profit organisaties bij TriFact365 aan. Wat hun aanspreekt is de wijze waarop wij automatiseren. TriFact365 levert één uniforme onafhankelijke boekhoudrobot die alle boekhoudpakketten op dezelfde wijze een boeking kan aanleveren. Zoveel mogelijk uniformeren betekent wel dat we soms streng zijn en lang niet alle wensen van individuele klanten inwilligen én toch hebben we in de markt het etiket van een wendbare leverancier die echt weet wat de behoefte is van klanten.
Op basis van voorgaande lijken organisaties dus te beseffen dat Robotic Accounting volwassen wordt en concrete tijdswinst oplevert over het hele factuurverwerkingsproces. Desondanks zijn wij van mening dat dit alles nog in de kinderschoenen staat. Robotic Accounting is toch echt een vorm van een hype. Het is overdreven om te veronderstellen dat binnen nu en 3 jaar de boekhouding vrijwel automatisch gaat. Toch valt dit niet helemaal uit te sluiten. De scan en herken technieken worden steeds verfijnder en technologische vooruitgang komt niet zelden met plotselinge schokken.
“Onze klanten willen het risico op een plotselinge automatiseringsschok voorkomen. Organisaties maken via TriFact365 via “plug and play” koppelingen op laagdrempelige wijze kennis met geavanceerde algoritmen die het werk nu al gedeeltelijk automatiseren. Ik verwacht dat de nieuwste “machine learning” technieken de komende paar jaar voor een versnelling in mogelijkheden gaan zorgen. De geschiedenis leert ons bovendien dat organisaties tijdig hun business model moeten aanpassen zodat ze niet achter het net vissen”, aldus Kristian van Dijk, Product Owner bij TriFact365.
Wat kan TriFact365 voor jouw organisatie betekenen?
Binnen onze software zijn diverse toepassingen van Robotic Accounting terug te vinden. Denk hierbij aan de elektronische uitwisseling van facturen via API’s (connectoren), elektronische factuurverwerking, het automatisch gepresenteerde boekingsvoorstel, automatische e-mailherinneringen voor het fiatteringsproces en push-notificaties voor autorisatie op de mobiele app. En we staan niet stil, continue wordt er gewerkt aan nieuwe innovaties en technieken die tot doel hebben om handelingen te verminderen.
Anno 2021 verwerken we steeds meer facturen foutloos en we zijn bezig met voorbereidingen om volledig automatisch facturen te verwerken naar gekoppelde boekhoudpakketten of als UBL export. We verwerken in Nederland en buurlanden al miljoenen facturen. En naarmate meer facturen de werkstroom in TriFact365 doorlopen kunnen de zelflerende algoritmen steeds nauwkeuriger boekingsvoorstellen presenteren, tot op regelniveau.
Visie 2030
In 2030 (en hopelijk eerder) verwachten wij dat de boekhouding via Robotic Accounting voor 99% kan worden geautomatiseerd. De weg ernaar toe zal vol met hobbels zijn, waarbij onontdekte technieken nog een belangrijke rol zullen gaan spelen en dat maakt de uitdaging juist zo mooi voor ons.
Wil je met je kantoor ook een keertje kennismaken met ‘Robotic Accounting’? Vraag een demo aan en test TriFact365 30 dagen geheel vrijblijvend. Ontdek zelf de tijd en kosten die je met TriFact365 kan besparen, zodat jij waarde kan creëren voor jouw eigen kantoor én klanten.
