Het gebruik van software voor je samenstelpraktijk zoals TriFact365 kan je samenstelpraktijk aanzienlijk efficiënter maken. Deze cloudoplossing automatiseert het verwerken van inkoop- en verkoopfacturen, waardoor je meer tijd overhoudt voor waardevolle adviesdiensten en het optimaliseren van klantrelaties. Hier zijn enkele praktische tips om het maximale uit TriFact365 te halen:
Begin met een goede inrichting
Een efficiënt gebruik van TriFact365 begint met een correcte inrichting van het platform. Zorg ervoor dat:
- Je koppelingen met je boekhoudsoftware (zoals Exact, Twinfield of SnelStart) goed zijn geconfigureerd.
- De juiste instellingen per klant zijn vastgelegd, zoals btw-codes, grootboekrekeningen en kostenplaatsen.
- Medewerkers en klanten toegang hebben tot de applicatie met de juiste rollen en rechten.
Werk slim met AI-technologie
TriFact365 maakt gebruik van Artificial Intelligence (AI) om gegevens automatisch uit facturen te halen. Om hier optimaal van te profiteren:
- Upload facturen van hoge kwaliteit; zorg dat scans scherp en goed leesbaar zijn.
- Controleer en verbeter de gegenereerde gegevens en train het systeem om fouten te minimaliseren.
Betrek je klanten
Om het gebruik van TriFact365 succesvol te maken, is het belangrijk dat je klanten ook hun rol begrijpen:
- Moedig klanten aan om facturen digitaal aan te leveren via de portal of een uniek e-mailadres.
- Leg uit hoe ze zelf facturen kunnen goedkeuren of afkeuren in het systeem, wat de verwerkingstijd verkort.
- Deel een eenvoudige handleiding of organiseer een korte training om klanten op weg te helpen.
Monitor en optimaliseer je processen
Digitalisering stopt niet bij implementatie. Blijf je processen evalueren en verbeteren:
- Analyseer regelmatig de foutmarges en pas instellingen aan waar nodig.
- Vraag feedback aan je team en klanten om knelpunten in de workflow op te lossen.
- Blijf op de hoogte van updates en nieuwe functies van TriFact365 om altijd van de nieuwste technologie te profiteren.
Zet in op samenwerking met je team
Door de cloudgebaseerde aard van TriFact365 kan je team eenvoudig samen werken aan klantdossiers:
- Zorg voor duidelijke taakverdeling binnen het team, bijvoorbeeld wie facturen controleert en wie ze verwerkt.
- Gebruik notities en opmerkingen in het systeem om interne communicatie te stroomlijnen.
- Plan periodieke teamoverleggen om de voortgang te bespreken en best practices te delen.
