TriFact365 is een krachtig hulpmiddel voor digitale factuur- en documentverwerking. Deze software voor managers biedt het niet alleen tijdsbesparing, maar ook de mogelijkheid om werkprocessen efficiënt te stroomlijnen. Hier zijn enkele praktische tips om het maximale uit TriFact365 te halen door workflows per medewerker op je afdeling in te stellen.
Analyseer de Werkverdeling op je Afdeling
Voordat je begint met het instellen van workflows, is het belangrijk om de verantwoordelijkheden en taken van elk teamlid duidelijk in kaart te brengen. Stel jezelf vragen zoals:
- Wie verwerkt welke facturen?
- Welke teamleden hebben specifieke bevoegdheden of expertise?
- Hoeveel tijd heeft elk teamlid nodig voor het controleren of accorderen van documenten?
Een helder beeld van de werkverdeling helpt je om gerichte workflows in te richten.
Werk met Gebruikersrollen en Rechten
TriFact365 maakt het mogelijk om verschillende rollen en rechten toe te wijzen aan gebruikers. Dit zorgt voor duidelijke verantwoordelijkheden en voorkomt dat medewerkers toegang krijgen tot gevoelige informatie die niet voor hen bedoeld is.
- Toekennen van rollen: Zorg dat de juiste medewerkers toegang hebben tot de functies die ze nodig hebben. Denk aan ‘invoerders’ voor data-entry en ‘controleurs’ voor het accorderen van facturen.
- Automatische toewijzing: Gebruik de mogelijkheden om bepaalde facturen aan specifieke medewerkers toe te wijzen, bijvoorbeeld op basis van leverancier, afdeling of bedrag.
Stel Stapsgewijze Workflows In
TriFact365 biedt de mogelijkheid om workflows in te stellen die aansluiten bij de processen op jouw afdeling. Hier zijn enkele tips:
- Per medewerker: Maak voor medewerkers een workflow op basis van hun verantwoordelijkheden. Bijvoorbeeld, medewerker A verwerkt inkomende facturen tot € 1.000, terwijl medewerker B zich richt op grotere bedragen.
- Controle en accordering: Werk met een goedkeuringsstroom waarbij facturen pas verder worden verwerkt na een controle door een supervisor of manager.
Gebruik de overzichten voor Monitoring
De schermen van TriFact365 bieden inzicht in de status van alle facturen en workflows. Dit helpt je om knelpunten te identificeren en in te grijpen waar nodig:
- Controleer of medewerkers hun taken op tijd afronden.
- Analyseer welke workflows verbetering nodig hebben.
- Houd de doorlooptijd van facturen in de gaten.
Met deze inzichten kun je je afdeling nog efficiënter laten werken.
Evalueer en Optimaliseer Regelmatig
De behoeften van je afdeling kunnen veranderen. Plan daarom regelmatig evaluaties in om te kijken of de workflows nog steeds aansluiten bij de realiteit. Verzamel feedback van je team en pas de instellingen aan waar nodig.
TriFact365 kan een enorme meerwaarde bieden voor managers die efficiëntie en structuur op hun afdeling willen vergroten. Door workflows per medewerker slim in te stellen, automatisering te benutten en regelmatig te evalueren, haal je het maximale uit deze tool. Investeer tijd in een goede implementatie en zie hoe je afdeling sneller, efficiënter en met meer plezier kan werken.
