De TriFact365-app is een handige tool voor het automatiseren van factuurverwerking. Of je nu een ondernemer, boekhouder of accountant bent, deze app kan je veel tijd besparen.
Maar om er echt alles uit te halen, is het belangrijk om de functionaliteiten optimaal te benutten. Hieronder vind je enkele praktische tips om efficiënter te werken met TriFact365.
1. Zorg voor een goede start met duidelijke instellingen
Begin met het correct instellen van je administratie in TriFact365.
- Koppel je boekhoudpakket: Verbind de app met je boekhoudprogramma, zoals Exact Online of Twinfield, zodat facturen automatisch worden doorgezet.
- Controleer je instellingen: Zorg dat btw-codes, valuta en andere parameters kloppen. Dit voorkomt fouten bij de verwerking.
2. Gebruik slimme inboxen voor gestructureerd werken
TriFact365 biedt de mogelijkheid om slimme inboxen in te stellen.
- Scheiding per klant of project: Richt verschillende inboxen in om facturen en bonnen overzichtelijk te verwerken.
- Automatisch toewijzen: Gebruik e-mailregels om facturen direct naar de juiste inbox te sturen.
3. Maak gebruik van AI-technologie
De app maakt gebruik van AI (Artificial Intelligence) om gegevens uit facturen automatisch te lezen.
- Controleer velden bij de eerste verwerking: De algoritmes leren van jouw correcties. Hoe vaker je de app gebruikt, hoe beter deze facturen zal herkennen en verwerken.
- Gebruik duidelijke documenten: Scan facturen met een goede resolutie voor betere herkenning.
4. Maak direct foto’s van bonnen in hoge kwaliteit
Een goede foto van je bon zorgt ervoor dat de gegevens nauwkeurig herkend worden door de app.
- Gebruik de app-functie voor foto’s: Maak foto’s van je bonnetjes direct via de app voor de beste integratie.
- Let op de kwaliteit: Zorg voor voldoende licht en een stabiele hand, zodat de tekst scherp en goed leesbaar is. Vermijd schaduwen of gekreukte bonnen.
5. Automatiseer waar mogelijk
- Instellen van boekingsregels: Voor terugkerende facturen kun je boekingsregels maken. Denk aan abonnementskosten of vaste leveranciers. TriFact365 herkent deze en verwerkt ze automatisch.
- Automatische goedkeuring: Gebruik de goedkeuringsworkflows om facturen snel en veilig door het proces te laten gaan.
6. Veiligheid eerst
Omdat je werkt met financiële gegevens, is het belangrijk om de beveiliging serieus te nemen.
- Sterke wachtwoorden: Gebruik unieke en sterke wachtwoorden voor je account.
- Twee-factor-authenticatie (2FA): Activeer 2FA om je account extra te beveiligen.
7. Train je team
Als meerdere mensen in je organisatie gebruik maken van TriFact365, zorg er dan voor dat iedereen bekend is met de mogelijkheden en workflows. Een korte training kan wonderen doen voor efficiëntie en consistentie.
Conclusies
TriFact365 is een krachtige app die je administratie makkelijker en sneller maakt. Door deze tips te volgen, haal je het maximale uit de app. Investeer wat tijd in een goede start en blijf processen verbeteren. Zo wordt boekhouden bijna leuk!
