UBL (Universal Business Language) is een standaard voor het elektronisch uitwisselen van bedrijfsdocumenten, zoals facturen, bestellingen en verzendberichten, in een gestructureerd, digitaal formaat. Het doel van UBL is om zakelijke transacties efficiënter en geautomatiseerd te laten verlopen tussen bedrijven, zonder dat handmatige invoer nodig is.
Wat maakt UBL belangrijk?
UBL is ontwikkeld door OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) en wordt veel gebruikt binnen e-facturatie. Door UBL te gebruiken, kunnen bedrijven hun administratieve processen versnellen, de kans op fouten verminderen en gemakkelijker voldoen aan fiscale eisen. Het standaardiseert hoe data zoals klantgegevens, bedragen, en productinformatie worden geformatteerd, zodat software van verschillende bedrijven probleemloos met elkaar kan communiceren.
Voorbeeld: Facturen in UBL-formaat
Een UBL-factuur bevat dezelfde gegevens als een traditionele papieren factuur, zoals:
- Naam en adres van de verkoper en koper
- Factuurnummer en datum
- Beschrijving van de geleverde producten of diensten
- Het totaalbedrag en BTW-specificaties
Het verschil is dat deze gegevens in een UBL-factuur worden gestructureerd in XML-code, waardoor computers de informatie automatisch kunnen inlezen en verwerken.
Voordelen van UBL
- Automatisering: Inkomende UBL-facturen kunnen automatisch worden verwerkt door boekhoudsoftware, wat tijd en kosten bespaart.
- Minder fouten: Automatische verwerking vermindert de kans op menselijke fouten die kunnen optreden bij handmatige invoer.
- Internationale standaard: UBL is breed geaccepteerd, waardoor het eenvoudig wordt om zaken te doen met buitenlandse partners.
Kortom, UBL helpt bedrijven om hun administratieve processen efficiënter en nauwkeuriger te maken door een universele taal voor bedrijfsdocumenten te bieden.
Het verwerken van UBL’s (Universal Business Language-documenten) is essentieel voor bedrijven die hun facturatie en administratie willen automatiseren en stroomlijnen. Hier is een overzicht van hoe je UBL-bestanden kunt toepassen en verwerken:
Inkomende UBL-documenten automatisch verwerken
In plaats van handmatig gegevens uit een factuur in te voeren, kun je UBL-bestanden automatisch laten verwerken door boekhoudsoftware. Deze software leest de gegevens uit de UBL-factuur (in XML-formaat) en plaatst ze direct op de juiste plekken in je administratiesysteem.
Stappen voor verwerking:
- Ontvangst: Je ontvangt UBL-documenten via e-mail of een online portal.
- Importeren in de software: Je boekhoud- of ERP-systeem importeert automatisch het UBL-bestand.
- Gegevensverwerking: De software haalt informatie zoals factuurnummers, klantgegevens, bedragen en BTW-tarieven uit het bestand en verwerkt deze zonder menselijke tussenkomst.
- Controle en validatie: De software voert controles uit om fouten te detecteren, zoals het controleren of de BTW klopt of of het totaalbedrag overeenkomt met de specificaties.
Als je zelf UBL-bestanden wilt versturen, kun je jouw facturen ook exporteren in UBL-formaat. De meeste moderne boekhoudprogramma’s bieden deze functionaliteit aan. Dit zorgt ervoor dat jouw klanten de facturen direct kunnen inlezen in hun systemen, wat de verwerking versnelt.
Integratie in ERP- of boekhoudsystemen
Om het meeste uit UBL-bestanden te halen, kun je integratie met je bestaande systemen instellen. Dit zorgt ervoor dat inkomende en uitgaande documenten automatisch worden verwerkt, zonder dat je handmatig gegevens hoeft in te voeren.
Voorbeelden van toepassingen:
- Factuurautomatisering: Door UBL’s te integreren, kunnen inkomende facturen automatisch worden gekoppeld aan inkooporders of betaalopdrachten.
- Kostenanalyse: UBL-bestanden kunnen helpen om uitgaven eenvoudig te categoriseren en te analyseren, bijvoorbeeld per project of afdeling.
- Rapportage: Doordat alle data automatisch en accuraat wordt vastgelegd, kun je sneller financiële rapportages maken.
Als je huidige ERP- of boekhoudsoftware geen volledige ondersteuning biedt voor UBL, kun je overwegen om aanvullende software of middleware te gebruiken. Deze tools kunnen UBL-bestanden omzetten naar formaten die jouw systeem wel herkent, of extra functies bieden zoals geavanceerde validaties.
Door handmatige stappen te elimineren, bespaar je niet alleen tijd maar minimaliseer je ook de kans op fouten, wat de algehele efficiëntie van je processen verbetert. Automatische verwerking zorgt ervoor dat gegevens altijd correct worden overgenomen, wat bijdraagt aan een hogere nauwkeurigheid in je administratie. Bovendien helpt het gebruik van UBL’s om eenvoudig te voldoen aan wettelijke eisen, zoals de fiscale bewaarplicht, waardoor je compliance verzekerd is. Daarnaast leidt de vermindering van handmatige invoer en controle tot lagere operationele kosten, wat een aanzienlijke kostenbesparing oplevert voor je organisatie.
UBL toepassen binnen een workflow
Stel bijvoorbeeld een workflow in waarbij inkomende UBL-facturen automatisch worden geüpload in je administratie, gecontroleerd worden op juistheid en vervolgens worden goedgekeurd voor betaling. Je kunt regels instellen voor automatische betalingen of uitzonderingen markeren voor handmatige beoordeling.
De rol van TriFact365 bij de verwerking
TriFact365 maakt gebruik van geavanceerde OCR-technologie en biedt volledige ondersteuning voor de verwerking van UBL-documenten. Inkomende UBL-facturen worden direct herkend en na controle in je boekhoudsysteem geplaatst. Het systeem herkent essentiële gegevens uit de documenten, zoals bedragen, BTW-tarieven en leveranciersinformatie.
Een groot voordeel van TriFact365 is de naadloze integratie met veelgebruikte boekhoudsystemen, zoals Exact Online, Twinfield en SnelStart. Door deze integraties worden UBL-documenten automatisch gesynchroniseerd tussen TriFact365 en je boekhoudsoftware, wat de kans op fouten en dubbele invoer minimaliseert. Hierdoor kun je je administratie volledig automatiseren en waardevolle tijd besparen.
Daarnaast biedt TriFact365 de mogelijkheid om goedkeuringsworkflows in te stellen. Zodra een UBL-factuur is verwerkt, kan deze direct ter goedkeuring worden aangeboden aan de juiste persoon binnen de organisatie. Dit maakt het eenvoudiger om de controle over uitgaven te behouden zonder de efficiëntie te verliezen. De goedkeurder ontvangt meldingen en kan de facturen gemakkelijk via het dashboard of zelfs mobiel bekijken en goedkeuren, wat de verwerkingstijd aanzienlijk verkort.
Hoewel TriFact365 speciaal is geoptimaliseerd voor het verwerken van UBL’s, ondersteunt het ook papieren documenten. Deze documenten worden met behulp van OCR-technologie omgezet naar digitale, doorzoekbare formaten. Zo kun je zowel je digitale als papieren administratie in één systeem efficiënt beheren.
Tot slot zorgt TriFact365 ervoor dat alle gegevens veilig worden opgeslagen en dat er regelmatig back-ups worden gemaakt. Dit betekent dat je je administratie veilig kunt digitaliseren en archiveren. Hierdoor ben je altijd voorbereid op eventuele audits en kun je met een gerust hart je bedrijfsprocessen automatiseren.
