In dit blogartikel vergelijk ik 2 veelgebruikte factuurformaten UBL en PDF. Over 10 minuten heb je meer kennis van de overeenkomsten, verschillen, marktaandelen, visie van de overheid en de werking van het Peppolnetwerk. Ik besluit dit blog met een tip voor TriFact365 gebruikers over Peppol.
UBL en PDF overeenkomsten
Wereldwijd worden honderden (!) formaten van digitale facturen gebruikt. In Nederland is PDF veruit het leidende formaat en UBL is sterk in opkomst. Zonder te oordelen wat goed of fout is, wordt in dit blogartikel uiteengezet wat deze verschillen inhouden, wat sterke of zwakke punten kunnen zijn en wat dit kan betekenen voor de digitale factuurverwerking.
Verschillen tussen UBL en PDF
PDF en UBL worden beschouwd als concullega’s, terwijl er afgevraagd kan worden of ze wel te vergelijken zijn met elkaar. PDF geeft een visueel voorbeeld van het document, terwijl UBL dit codeert. Hierdoor is PDF meer inzichtelijk, maar UBL beter beschermd. Een UBL-code kan namelijk alleen gelezen worden door speciale software en is speciaal ontworpen voor het communiceren van facturen. Daarom wordt een UBL-factuur vaak vergezeld met een PDF-factuur. UBL communiceert van machine naar machine wat snel en efficiënt is en bovendien minder foutgevoelig. Het nadeel van PDF is dat 100% herkenning door de boekhoud- of scan- en herkensoftware lang niet altijd mogelijk is. UBL-facturen garanderen 100% herkenning van factuurelementen, zoals bedrag, factuurdatum, factuurnummer, KvK-nummer en bankrekeningnummer van de leverancier en crediteur.
Marktaandelen
Steeds meer boekhoud- en aanverwante software implementeren mogelijkheden om UBL-facturen aan te maken, te versturen en te verwerken. Dit heeft onder andere te maken met het feit dat UBL nu ook in Nederland steeds meer wordt gebruikt en tot aantoonbare besparing leidt. De PDF-facturen zijn echter nog niet verdwenen. De doorsnee consument en MKB ondernemer heeft geen voordeel bij een UBL-factuur, omdat hij niet in het bezit is van de juiste software. MKB ondernemers wensen een inzichtelijke factuur en hebben daardoor voorkeur voor PDF. Met als gevolg dat de meeste eenmanszaken en MKB-bedrijven meer met PDF-facturen werken dan UBL-facturen. De twee systemen spelen dus verschillend in op de behoefte aan duidelijke financiële communicatie.
Leveranciers aan de overheid moeten e-factureren
De overheid digitaliseert alle inkoopkanalen. Met ingang van 2017 is e-facturatie via Peppol verplicht naar de overheid. Hiertoe heeft de rijksoverheid een e-factuurportaal ingerich. In 2020 is de Nederlandse Peppolautoritieit overgenomen door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Wat aantoont dat de Nederlands overheid ook echt wil toezien op de nationale infrastructuur voor e-facturatie.
Impact voor het MKB en accountants?
Slechts een heel klein deel van de MKB ondernemers en accountants heeft te maken met leveranties aan de overheid. De impact van de verplichting is dus nog gering. Wel heeft de accountant nu te maken met een hybride situaties waarbij UBL facturen ook in het MKB steeds vaker voor zullen komen en naast PDF een serieus factuurvolume krijgt.
Alles-in-één oplossing voor UBL en PDF?!
Scan- en herkenoplossingen spelen slim in op huidige hybride marktsituatie. Tot nu toe ligt de focus vooral nog op het verwerken van PDF facturen, maar de vraag naar UBL verwerking neemt toe. De Scan en Herken van TriFact365 heeft zich aangepast naar deze vraag verwerkt naast PDF-facturen ook al jaren alle gangbare UBL-facturen. Zo kan de ondernemer factureren met het systeem dat het beste bij hem of haar past en ondervindt de accountant geen problemen bij het verwerken van digitale facturen.
Hoe nu verder? Evolutie naar Peppol
Wat als je de voordelen van UBL combineert met de voordelen van PDF? Dat hebben ze ook gedacht bij OpenPeppol, de non-profit organisatie die met ingang van 2008 als doel heeft de standaardisering van grensoverschrijdende e-facturatie. Binnen het Peppolnetwerk kun je digitale facturen verzenden en ontvangen in een gecombineerd UBL én PDF formaat. Peppol wordt inmiddels ook in Nederland omarmd door meerdere boekhoudpakketten en de adoptie groeit gestaag verder.
Tip over Peppol voor TriFact365 gebruikers
Als je TriFact365 Scan en Herken gebruikt ben je al in staat om UBL facturen te verwerken. Je kunt met TriFact365 alle inkomende UBL facturen automatisch herkennen en als journaalpost doorsturen naar je boekhoudpakket. Denk je toch al na over concrete deelname in het Peppolnetwerk en overweeg je een eigen Peppol ID aan te vragen? Geef ons door dat je een Peppol ID wenst, dan informeren wij zodra het zover is!
Wat is UBL voor een standaard?
UBL kent de volgende versies: UBL 1.0 (2004), UBL 2.0 (2006) en de opvolger 2.1 (2013). In de praktijk worden UBL 2.0 en 2.1 gebruikt. De verschillen tussen UBL 2.0 en 2.1 zijn voor wat betreft de standaardfactuur minimaal. Versie 2.1 is officieel aangenomen als internationale ISO/IEC standaard. De Nederlandse overheid gebruikt UBL als standaard voor digitale facturatie, echter hanteren zij wel een eigen variant: UBL-OHNL. Zo zijn er meer landen en bedrijven met verschillende wensen wat uiteindelijk leidt tot verschillende varianten. Dit kan nadelig zijn doordat het niet duidelijk is wat er precies op de factuur staat en wat er vervolgens kan worden overgenomen door de software.
