Bei der Führung eines Unternehmens, ob groß oder klein, spielt die Verwaltung von Finanzen und Warenströmen eine entscheidende Rolle. Eines der wichtigsten Dokumente dabei ist die Bestellung (oft als „PO“ abgekürzt). Aber was genau ist das, und warum ist sie für Unternehmen so wichtig?
Eine Bestellung ist ein offizielles Dokument, das von einem Käufer an einen Verkäufer geschickt wird, um eine Bestellung aufzugeben. Sie enthält alle Einzelheiten der Transaktion. Dazu gehören die bestellten Produkte oder Dienstleistungen, die Mengen der einzelnen Produkte oder Dienstleistungen, die vereinbarten Preise, der/die Liefertermin(e), die Zahlungsbedingungen und die Lieferadresse.
Das Dokument dient als rechtsverbindliche Vereinbarung zwischen den beiden Parteien, sofern es vom Verkäufer akzeptiert wird. Damit ist es ein entscheidender Teil des Beschaffungsprozesses.
Deshalb ist eine Bestellung so wichtig
Eine Bestellung ist mehr als nur eine Liste von Bestellungen. Sie hat mehrere wichtige Funktionen.
- Kostenkontrolle:
Durch die Erstellung einer Bestellung hat ein Unternehmen einen klaren Überblick über seine Ausgaben, was dazu beiträgt, das Budget einzuhalten und Überraschungen zu vermeiden.
- Bessere Organisation:
Es bietet strukturierte Aufzeichnungen. Unternehmen können leicht nachverfolgen, was sie bestellt haben, bei wem und wann.
- Schutz vor Rechtsstreitigkeiten:
Da alle Einzelheiten der Transaktion in der Bestellung enthalten sind, können Meinungsverschiedenheiten über Mengen, Preise oder Lieferzeiten schneller geklärt werden.
- Effizienz der Lieferkette:
Die Zulieferer können genau das liefern, was vereinbart wurde, was zu einer reibungsloseren Zusammenarbeit führt.
Wie funktioniert der Bestellvorgang?
Der Prozess einer Bestellung läuft in der Regel in mehreren Schritten ab. Er beginnt mit einer Anfrage, in der ein Mitarbeiter oder eine Abteilung einen Bedarf an einem Produkt oder einer Dienstleistung feststellt. Diese Anfrage wird dann von einer autorisierten Person im Unternehmen geprüft und genehmigt.
Dann bereitet die Einkaufsabteilung die Bestellung mit allen erforderlichen Angaben vor. Diese wird dann an den Lieferanten geschickt. Der Lieferant nimmt sie an und bestätigt die Lieferung.
Nach der Lieferung werden die bestellten Waren oder Dienstleistungen auf ihre Richtigkeit überprüft. Schließlich wird die Rechnung nach Erhalt und Genehmigung der Lieferung bezahlt.
Unterschied bei einem Angebot
Obwohl ein Angebot und eine Bestellung manchmal verwechselt werden, handelt es sich um zwei unterschiedliche Dokumente. Ein Angebot wird vom Verkäufer erstellt und enthält einen Vorschlag mit Preisen und Bedingungen.
Eine Bestellung hingegen wird vom Käufer vorbereitet, um einen Auftrag auf der Grundlage des angenommenen Angebots zu erteilen.
Digitale Bestellungen: die Zukunft
In unserer digitalen Welt setzen immer mehr Unternehmen Software zur Verwaltung von Aufträgen ein. Mit Werkzeugen wie ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) können sie automatisch erstellt, genehmigt und nachverfolgt werden. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für einen effizienteren Prozess.
Eine Bestellung ist ein wichtiges Dokument, das dazu beiträgt, dass die Finanzen, die Lieferantenbeziehungen und der gesamte Beschaffungsprozess reibungslos ablaufen. Ob Sie nun ein Kleinunternehmer sind oder ein multinationales Unternehmen leiten, die Verwendung von Bestellungen trägt zu einem besser organisierten und effizienteren Unternehmen bei.
