In einer Welt, in der die digitale Zusammenarbeit immer wichtiger wird, ist die Dokumente genehmigen – wie z. B. Einkaufsrechnungen – ein wichtiger Bestandteil einer effizienten Verwaltung. Dennoch stellen wir fest, dass die Freigabe von Dokumenten in vielen Unternehmen immer noch unnötig langsam oder fehleranfällig ist. Wir von TriFact365 glauben, dass dies verbessert werden kann. Noch besser: Wir sorgen dafür, dass es besser wird.
Warum die Genehmigung wichtig ist
Unabhängig davon, ob Sie in einem KMU oder einer größeren Organisation arbeiten, ist das Genehmigungsverfahren für die Finanzkontrolle unerlässlich. Er verhindert ungewollte Zahlungen, gibt Einblick in die Ausgaben und gewährleistet einen klaren Prüfpfad. Wenn dieser Prozess jedoch auf E-Mails, Unterschriften oder sogar Papierdokumenten beruht, entstehen Risiken: Fehlkommunikation, Verzögerungen und mangelnde Übersicht.
Der intelligente Arbeitsablauf von TriFact365
Mit TriFact365 digitalisieren und automatisieren Sie den gesamten Genehmigungsprozess. Sobald eine Rechnung erkannt und mit dem richtigen Kreditor verknüpft ist, können Sie sofort den Freigabe-Workflow starten. Je nach Einstellung erhält der richtige Kollege automatisch eine Benachrichtigung – per E-Mail oder innerhalb der Plattform – dass ein Dokument zur Freigabe bereit ist.
Was sind die Vorteile?
- Zeitersparnis: kein endloser Mailverkehr mehr. Die Genehmigung kann mit einem Klick erfolgen.
- Vollständige Transparenz: Sie sehen immer, wer was wann genehmigt hat.
- Weniger Fehler: durch voreingestellte Arbeitsabläufe und automatische Prüfungen.
- Flexibel: Genehmigen Sie per Desktop, Tablet oder Smartphone – wo immer Sie sind.
- Nahtlose Verbindung: Integration mit Ihrem Buchhaltungspaket, wie Exact Online, AFAS oder Twinfield.
Wer genehmigt was?
In TriFact365 können Sie einfach festlegen, wer welche Dokumente genehmigen darf. Sie können unbegrenzte Workflows mit Genehmigern pro Verwaltung erstellen. So behalten Sie die Kontrolle über den Prozess und vermeiden unnötige Zwischenschritte.
Alles aufgezeichnet für den Buchhalter
Eine Genehmigung in TriFact365 ist nicht nur ein Häkchen. Wir halten genau fest, wer ein Dokument wann und mit welchem Kommentar genehmigt oder abgelehnt hat. Das ist nicht nur nützlich für den internen Überblick, sondern auch wertvoll für Ihren Buchhalter oder im Falle einer Prüfung durch die Steuerbehörden.
Mit TriFact365 wird die Freigabe von Dokumenten ein effizienter Teil Ihrer digitalen Verwaltung. Keine separaten E-Mails mehr, keine unklaren Excel-Anweisungen – nur ein klarer Prozess, komplett in der Cloud.
