Als Selbständiger ist das Versenden von Rechnungen ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Tätigkeit. Es ist nicht nur obligatorisch, Rechnungen korrekt und übersichtlich zu erstellen, sondern auch sicherzustellen, dass Sie für Ihre Arbeit bezahlt werden. In diesem Blog erfahren Sie, wie Sie Rechnungen erstellen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und professionell aussehen.
Eine Rechnung ist ein offizielles Dokument, in dem Sie angeben, was Sie an einen Kunden geliefert haben und welcher Betrag dafür zu zahlen ist. Dabei kann es sich um ein Produkt oder eine Dienstleistung handeln. Eine korrekte Rechnung ist wichtig für Ihre Unterlagen und die Ihres Kunden.
Obligatorische Bestandteile einer Rechnung
In den Niederlanden muss eine Rechnung eine Reihe von gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Die Steuerbehörden schreiben vor, dass Sie Ihre Angaben wie Name, Adresse, KvK-Nummer und Mehrwertsteuernummer angeben müssen.
Kundenangaben wie Name und Anschrift sind ebenfalls obligatorisch. Außerdem muss jede Rechnung eine eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer haben, das Rechnungsdatum und eine Beschreibung der Lieferung enthalten.
Außerdem sollten der Betrag ohne MwSt., der angewandte MwSt.-Satz, der MwSt.-Betrag, der Gesamtbetrag einschließlich MwSt., das Zahlungsziel und Ihre Bankverbindung deutlich auf der Rechnung angegeben sein. Weitere Einzelheiten zu diesen Anforderungen finden Sie in unserem ausführlichen Blog über Rechnungsanforderungen.
Wie erstellt man eine Rechnung?
Sie können Rechnungen auf verschiedene Arten erstellen, je nach Ihren Vorlieben und dem Umfang Ihrer Arbeit:
Handbuch: Verwenden Sie ein Programm wie Microsoft Word oder Excel. Erstellen Sie eine Vorlage, die alle Pflichtangaben enthält. Dies ist geeignet, wenn Sie nur wenige Rechnungen versenden.
Software für die Rechnungsstellung: Es gibt viele Programme, die speziell für Unternehmer entwickelt wurden, wie z. B. Moneybird, e-Bookkeeping oder Exact Online. Diese Software automatisiert viele Prozesse, wie z. B. die Berechnung der Mehrwertsteuer und fortlaufende Rechnungsnummern.
Online-Tools: Kostenlose Tools wie Invoice Simple oder Plattformen, die Standard-Rechnungsvorlagen anbieten, sind ideal für junge Selbstständige.
Tipps für professionelle Rechnungen
- Verwenden Sie eine Corporate Identity: Fügen Sie Ihr Logo hinzu und verwenden Sie Farben, die zu Ihrem Branding passen.
- Prüfen Sie auf Fehler: Eine fehlerhafte Rechnung kann zu Verzögerungen bei der Zahlung führen.
- Rechtzeitig versenden: Warten Sie nicht zu lange mit der Rechnungsstellung, so bleiben Sie finanziell gesund.
- Übersichtlichkeit: Stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Informationen auf einen Blick ersichtlich sind.
Was ist im Falle einer unbezahlten Rechnung zu tun?
Sollte ein Kunde Ihre Rechnung nicht bezahlen, können Sie die folgenden Schritte unternehmen:
- Senden Sie eine Erinnerung: Dies kann per E-Mail oder per Post geschehen.
- Rufen Sie den Kunden an: Manchmal hilft ein Telefonanruf, die Zahlung zu beschleunigen.
- Einschalten eines Inkassobüros: Wenn eine Mahnung nicht funktioniert, können Sie ein Inkassobüro einschalten.
Die Erstellung von Rechnungen ist nicht kompliziert, aber sie muss sorgfältig durchgeführt werden. Durch eine gute Struktur und eventuell den Einsatz von Software können Sie Zeit sparen und Fehler vermeiden. Eine klare und professionelle Rechnung sorgt für eine reibungslose Zahlung und hinterlässt einen guten Eindruck bei Ihren Kunden. Viel Erfolg mit Ihrem Unternehmen!
