Als Unternehmer ist die Führung Ihrer MwSt.-Aufzeichnungen unerlässlich. Nicht nur, weil die Steuerbehörden dies verlangen, sondern auch, weil eine ordnungsgemäß geführte MwSt-Buchführung Ihnen Einblick in Ihren Cashflow und Ihre finanzielle Gesundheit gibt. In diesem Blog erklären wir Ihnen genau, was die Mehrwertsteuer-Buchführung beinhaltet, worauf Sie achten sollten und wie Sie sie intelligent und effizient angehen.
Was bedeutet die Buchung der Mehrwertsteuer?
Bei der Buchführung über die Mehrwertsteuer geht es darum, die von Ihnen gezahlte und erhaltene Mehrwertsteuer korrekt in Ihrer Buchhaltung zu erfassen. Dies geschieht in der Regel in Ihrer Buchhaltungssoftware, wobei der Mehrwertsteuerbetrag für jede Einkaufs- oder Verkaufsrechnung angegeben wird.
Es gibt drei Hauptkomponenten:
- Mehrwertsteuer auf Einkäufe (Vorsteuer) – Die Mehrwertsteuer, die Sie an Lieferanten zahlen.
- Mehrwertsteuer auf Verkäufe (abzuführende Mehrwertsteuer) – Die Mehrwertsteuer, die Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen.
- Mehrwertsteuererklärung – Sie melden die Differenz zwischen den beiden Beträgen regelmäßig an das Finanzamt.
Häufige Fehler bei der Mehrwertsteuerabrechnung
Obwohl das Verfahren einfach erscheint, werden häufig Fehler gemacht. Einige Beispiele:
- Verwendung des falschen MwSt.-Codes (z. B. 0 % statt 21 %)
- Buchung der Mehrwertsteuer zum falschen Zeitpunkt (z.B. zum Zeitpunkt der Zahlung statt zum Rechnungsdatum)
- Fehlerhafte Verarbeitung der Mehrwertsteuer auf ausländische Umsätze
- Verbuchung privater Ausgaben als Geschäftsausgaben einschließlich Mehrwertsteuer
Diese Fehler können zu rückwirkenden Veranlagungen oder entgangenen Erstattungen führen. Stellen Sie also sicher, dass Sie richtig prüfen und mit den aktuellen MwSt-Vorschriften arbeiten.
Intelligente MwSt-Buchung: Tipps für mehr Effizienz
Möchten Sie die Buchung der Mehrwertsteuer vereinfachen? Hier sind einige praktische Tipps:
- Nutzen Sie die automatische Erkennung: Viele Buchhaltungssoftware (wie TriFact365) erkennt die Mehrwertsteuer auf Rechnungen automatisch.
- Arbeiten Sie mit Standard-Mehrwertsteuercodes: Legen Sie diese pro Lieferant oder Kunde fest, um Fehler zu vermeiden.
- Prüfen Sie Ihre Mehrwertsteuererklärung vor dem Versand: Vergleichen Sie mit früheren Zeiträumen und prüfen Sie auf auffällige Unterschiede.
- Integrieren Sie Ihre Buchhaltung mit Ihrer Bank: Auf diese Weise buchen Sie Zahlungen und Einnahmen direkt und vermeiden doppelte Buchungen.
Mehrwertsteuer und Digitalisierung: die Zukunft
Immer mehr Unternehmer entscheiden sich für digitale Lösungen, um ihre Mehrwertsteuerverwaltung zu automatisieren. Denken Sie an OCR-Technologie, elektronische Rechnungsstellung und Echtzeit-Mehrwertsteuerberichte. Das spart Zeit und verringert das Fehlerrisiko.
