Jedes Unternehmen hat seine eigene Arbeitsweise, aber es gibt viele, bei denen die Rechnungsbearbeitung immer noch ganz oder teilweise offline erfolgt. Rechnungen werden ausgedruckt und von Vorgesetzten zu Vorgesetzten weitergereicht, um die richtigen Unterschriften und Stempel zu erhalten. Dann muss alles manuell in ein Buchhaltungspaket eingetippt werden, sofern die Rechnung nicht irgendwo auf ihrer Reise verschwunden ist. Wahrscheinlich gibt es irgendwo im Unternehmen einen Raum, in dem all diese Papierrechnungen samt Stempeln und Unterschriften aufbewahrt werden. Wir sind der Meinung, dass man das anders machen kann, dass man keine Papierrechnungen mehr im Umlauf haben muss. Sie können alles bequem an einem Ort speichern, der keinen Platz wegnimmt, nämlich in der Cloud. Lesen Sie unten mehr über die Rechnungen autorisieren.
Umstellung auf digitales Arbeiten
Um dies zu erreichen, ist es wichtig, den Offline-Prozess in einen digitalen Prozess umzuwandeln. Natürlich möchten Sie, dass die Rechnung von den richtigen Personen genehmigt wird, bevor Sie die Rechnung buchen und bezahlen. Hierfür gibt es in TriFact365 mehrere Optionen. Sie können zum Beispiel verschiedene Genehmigungsabläufe vor und nach dem Buchungsvorschlag einrichten. Die Umstellung auf eine digitale Arbeitsweise bringt mehrere Vorteile mit sich.
- Zeit- und Kostenersparnis
Die Digitalisierung von Arbeitsabläufen ermöglicht es Ihnen, ein papierloses Büro zu werden. Es ist nicht mehr nötig, Rechnungen auszudrucken und herauszufinden, wer seine Zustimmung geben muss. Mit Hilfe eines digitalen Arbeitsprozesses in TriFact365 wird jeder Genehmigende automatisch benachrichtigt, wenn eine Rechnung zur Genehmigung bereit ist. Darüber hinaus sparen Sie auch dadurch, dass Sie keinen Lagerplatz mehr für all diese Papierrechnungen benötigen. - Transparent
Eine digitale Arbeitsweise hilft, die Prozesse transparent zu machen. Sie schafft Klarheit darüber, wer für welchen Teil verantwortlich ist und was der nächste Schritt ist. In TriFact365 verfolgt ein digitaler Prüfpfad genau, wer, wann, welchen Schritt durchgeführt hat. Sollte eine Rechnung abgelehnt werden? Dann kann der Benutzer einen Kommentar abgeben, um anzugeben, was nicht in Ordnung ist. - Alles digital an einem Ort
Der vielleicht wichtigste Vorteil für viele: Sie haben alle Ihre Rechnungen digital an einem Ort. TriFact365 verfügt über ein digitales Archiv, in dem alle Rechnungen, die bearbeitet und erfasst wurden, zu finden sind. Wenn also eine Prüfung stattfindet oder Sie eine bestimmte Rechnung suchen, können Sie sie im digitalen Archiv leicht finden.
Fazit: Rechnungen digital genehmigen
Die Umstellung auf einen digitalen Workflow mit Berechtigungsflüssen bietet daher mehrere Vorteile. TriFact365 bietet die Möglichkeit, Ihren Offline-Prozess auf eine digitale Arbeitsweise umzustellen. Möchten Sie testen, wie TriFact365 zu Ihrem Geschäft beitragen kann? Testen Sie TriFact365 jetzt 30 Tage lang kostenlos!
