Der Einsatz einer Software für Ihre Kompositionspraxis wie TriFact365 kann Ihre Kompositionspraxis deutlich effizienter machen. Diese Cloud-Lösung automatisiert die Bearbeitung von Einkaufs- und Verkaufsrechnungen, so dass Sie mehr Zeit für wertvolle Beratungsleistungen und die Optimierung von Kundenbeziehungen haben. Hier finden Sie einige praktische Tipps, wie Sie TriFact365 optimal nutzen können:
Beginnen Sie mit einem guten Layout
Eine effiziente Nutzung von TriFact365 beginnt mit der korrekten Einrichtung der Plattform. Stellen Sie das sicher:
- Ihre Verbindungen zu Ihrer Buchhaltungssoftware (z. B. Exact, Twinfield oder SnelStart) sind richtig konfiguriert.
- Für jeden Kunden werden die richtigen Einstellungen festgelegt, z. B. MwSt.-Codes, Hauptbuchkonten und Kostenstellen.
- Mitarbeiter und Kunden haben mit entsprechenden Rollen und Rechten Zugriff auf die Anwendung.
Intelligent arbeiten mit KI-Technologie
TriFact365 nutzt Künstliche Intelligenz (KI), um Daten aus Rechnungen automatisch zu extrahieren. Um dies voll auszunutzen:
- Laden Sie hochwertige Rechnungen hoch; achten Sie darauf, dass die Scans scharf und gut lesbar sind.
- Überprüfung und Verbesserung der generierten Daten und Schulung des Systems zur Minimierung von Fehlern.
Binden Sie Ihre Kunden ein
Um den Einsatz von TriFact365 erfolgreich zu gestalten, ist es wichtig, dass auch Ihre Kunden ihre Rolle verstehen:
- Ermutigen Sie Ihre Kunden, Rechnungen digital über das Portal oder eine eindeutige E-Mail-Adresse einzureichen.
- Erklären Sie, wie sie Rechnungen selbst im System genehmigen oder ablehnen können, um die Bearbeitungszeit zu verkürzen.
- Geben Sie einen einfachen Leitfaden heraus oder organisieren Sie eine kurze Schulung, um den Kunden den Einstieg zu erleichtern.
Überwachen und Optimieren Sie Ihre Prozesse
Die Digitalisierung bleibt nicht bei der Umsetzung stehen. Evaluieren und verbessern Sie Ihre Prozesse weiter:
- Analysieren Sie regelmäßig die Fehlerquoten und passen Sie die Einstellungen bei Bedarf an.
- Holen Sie Feedback von Ihrem Team und Ihren Kunden ein, um Engpässe im Arbeitsablauf zu beseitigen.
- Halten Sie sich über Updates und neue Funktionen von TriFact365 auf dem Laufenden, um immer von der neuesten Technologie zu profitieren.
Verpflichten Sie sich zur Zusammenarbeit mit Ihrem Team
Aufgrund der Cloud-basierten Natur von TriFact365 kann Ihr Team problemlos an Kundendateien zusammenarbeiten:
- Sorgen Sie für eine klare Aufgabenteilung innerhalb des Teams, z. B. wer die Rechnungen prüft und wer sie bearbeitet.
- Verwenden Sie Notizen und Kommentare im System, um die interne Kommunikation zu optimieren.
- Planen Sie regelmäßige Teamsitzungen, um Fortschritte zu besprechen und bewährte Verfahren auszutauschen.
