UBL (Universal Business Language) ist ein Standard für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten wie Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheinen in einem strukturierten, digitalen Format. Ziel von UBL ist es, den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen effizienter und automatisierter zu gestalten, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind.
Was macht UBL so wichtig?
UBL wurde von der OASIS (Organisation for the Advancement of Structured Information Standards) entwickelt und ist in der elektronischen Rechnungsstellung weit verbreitet. Durch die Verwendung von UBL können Unternehmen ihre Verwaltungsabläufe beschleunigen, das Fehlerrisiko verringern und die steuerlichen Anforderungen leichter erfüllen. Es standardisiert, wie Daten wie Kundendaten, Beträge und Produktinformationen formatiert werden, so dass die Software verschiedener Unternehmen reibungslos miteinander kommunizieren kann.
Beispiel: Rechnungen im UBL-Format
Eine UBL-Rechnung enthält dieselben Daten wie eine herkömmliche Papierrechnung, wie z. B.:
- Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer
- Rechnungsnummer und -datum
- Beschreibung der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen
- Der Gesamtbetrag und die Mehrwertsteuerangaben
Der Unterschied besteht darin, dass diese Daten in einer UBL-Rechnung in XML-Code strukturiert sind, so dass Computer die Informationen automatisch lesen und verarbeiten können.
Vorteile von UBL
- Automatisierung: Eingehende UBL-Rechnungen können automatisch von der Buchhaltungssoftware verarbeitet werden, was Zeit und Kosten spart.
- Weniger Fehler: Die automatische Verarbeitung verringert die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler, die bei der manuellen Eingabe auftreten können.
- Internationaler Standard: UBL ist weithin akzeptiert, was den Geschäftsverkehr mit ausländischen Partnern erleichtert.
Kurz gesagt, UBL hilft Unternehmen, ihre Verwaltungsprozesse effizienter und genauer zu gestalten, indem es eine universelle Sprache für Geschäftsdokumente bereitstellt.
Die Verarbeitung von UBL-Dokumenten (Universal Business Language) ist für Unternehmen, die ihre Rechnungsstellung und Verwaltung automatisieren und rationalisieren wollen, unerlässlich. Hier finden Sie einen Überblick über die Anwendung und Verarbeitung von UBL-Dateien:
Automatische Verarbeitung eingehender UBL-Dokumente
Anstatt Daten aus einer Rechnung manuell einzugeben, können Sie UBL-Dateien automatisch von einer Buchhaltungssoftware verarbeiten lassen. Diese Software liest die Daten aus der UBL-Rechnung (im XML-Format) und platziert sie direkt an den richtigen Stellen in Ihrem Buchhaltungssystem.
Verarbeitungsschritte:
- Quittung: Sie erhalten die BMG-Dokumente per E-Mail oder über ein Online-Portal.
- Import in die Software: Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System importiert die UBL-Datei automatisch.
- Datenverarbeitung: Die Software extrahiert Informationen wie Rechnungsnummern, Kundendaten, Beträge und Mehrwertsteuersätze aus der Datei und verarbeitet sie ohne menschlichen Eingriff.
- Verifizierung und Validierung: Die Software führt Prüfungen durch, um Fehler zu erkennen, z. B. ob die Mehrwertsteuer korrekt ist oder ob der Gesamtbetrag mit den Angaben übereinstimmt.
Wenn Sie selbst UBL-Dateien versenden möchten, können Sie Ihre Rechnungen auch im UBL-Format exportieren. Die meisten modernen Buchhaltungsprogramme bieten diese Funktion an. So können Ihre Kunden die Rechnungen direkt in ihre Systeme einlesen, was die Bearbeitung beschleunigt.
Integration in ERP- oder Buchhaltungssysteme
Um das Beste aus den UBL-Dateien herauszuholen, können Sie eine Integration mit Ihren bestehenden Systemen einrichten. Dadurch wird sichergestellt, dass eingehende und ausgehende Dokumente automatisch verarbeitet werden, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.
Beispiele für Anwendungen:
- Automatisierung von Rechnungen: Durch die Integration von UBLs können Eingangsrechnungen automatisch mit Bestellungen oder Zahlungsaufträgen verknüpft werden.
- Kostenanalyse: UBL-Dateien können dabei helfen, Ausgaben einfach zu kategorisieren und zu analysieren, z. B. nach Projekt oder Abteilung.
- Berichterstattung: Da alle Daten automatisch und genau erfasst werden, können Sie Finanzberichte schneller erstellen.
Wenn Ihre derzeitige ERP- oder Buchhaltungssoftware UBL nicht vollständig unterstützt, können Sie den Einsatz zusätzlicher Software oder Middleware in Betracht ziehen. Diese Tools können UBL-Dateien in Formate konvertieren, die Ihr System erkennt, oder bieten zusätzliche Funktionen wie erweiterte Validierungen.
Durch den Wegfall manueller Schritte sparen Sie nicht nur Zeit, sondern minimieren auch das Fehlerrisiko und verbessern so die Gesamteffizienz Ihrer Prozesse. Die automatische Verarbeitung stellt sicher, dass die Daten immer korrekt übertragen werden, was zu einer höheren Genauigkeit Ihrer Aufzeichnungen beiträgt. Darüber hinaus hilft die Verwendung von UBLs dabei, gesetzliche Anforderungen, wie z. B. steuerliche Aufbewahrungspflichten, problemlos zu erfüllen und so Ihre Compliance zu gewährleisten. Darüber hinaus führt die Verringerung der manuellen Eingaben und Überprüfungen zu niedrigeren Betriebskosten, was eine erhebliche Kosteneinsparung für Ihr Unternehmen bedeutet.
Anwendung von UBL innerhalb eines Arbeitsablaufs
Richten Sie zum Beispiel einen Arbeitsablauf ein, bei dem eingehende UBL-Rechnungen automatisch in Ihre Unterlagen hochgeladen, auf Richtigkeit geprüft und dann zur Zahlung freigegeben werden. Sie können Regeln für automatische Zahlungen festlegen oder Ausnahmen für eine manuelle Überprüfung markieren.
Die Rolle von TriFact365 bei der Verarbeitung
TriFact365 verwendet fortschrittliche OCR-Technologie und bietet volle Unterstützung für die Verarbeitung von UBL-Dokumenten. Eingehende Rechnungen werden sofort erkannt und nach Prüfung in Ihr Buchhaltungssystem gebucht. Das System erkennt wesentliche Daten aus den Dokumenten, wie Beträge, Mehrwertsteuersätze und Lieferanteninformationen.
Ein großer Vorteil von TriFact365 ist die nahtlose Integration in gängige Buchhaltungssysteme wie Exact Online, Twinfield und SnelStart. Durch diese Integrationen werden Dokumente automatisch zwischen TriFact365 und Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisiert, wodurch das Risiko von Fehlern und Doppelerfassung minimiert wird. So können Sie Ihre Verwaltung vollständig automatisieren und wertvolle Zeit sparen.
Darüber hinaus bietet TriFact365 die Möglichkeit, Genehmigungsworkflows einzurichten. Sobald eine Rechnung bearbeitet wurde, kann sie direkt der zuständigen Person innerhalb der Organisation zur Genehmigung vorgelegt werden. Das macht es einfacher, die Kontrolle über die Ausgaben zu behalten, ohne an Effizienz zu verlieren. Der Genehmigende erhält Benachrichtigungen und kann Rechnungen über das Dashboard oder sogar mobil einsehen und genehmigen, was die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt.
Obwohl TriFact365 speziell für die Verarbeitung von UBLs optimiert ist, unterstützt es auch Papierdokumente. Diese Dokumente werden mithilfe der OCR-Technologie in digitale, durchsuchbare Formate umgewandelt. So können Sie sowohl Ihre digitalen als auch Ihre Papierdokumente effizient in einem System verwalten.
Schließlich sorgt TriFact365 dafür, dass alle Daten sicher gespeichert und regelmäßig gesichert werden. Das bedeutet, dass Sie Ihre Aufzeichnungen sicher digitalisieren und archivieren können. So sind Sie stets auf alle Prüfungen vorbereitet und können Ihre Geschäftsprozesse beruhigt automatisieren.
