In der digitalen Welt von heute ändert sich die Art und Weise, wie Unternehmen Rechnungen austauschen, dramatisch. Rechnungen in Papierform und sogar herkömmliche PDF-Rechnungen werden zunehmend durch elektronische Rechnungen ersetzt. Zwei Schlüsselbegriffe in diesem Zusammenhang sind UBL-Rechnungen und PEPPOL-Rechnungen. Aber was genau bedeuten diese Begriffe und warum sind sie für Ihr Unternehmen relevant? In diesem Blog erklären wir es.
Was ist eine UBL-Rechnung?
UBL steht für Universal Business Language. Dabei handelt es sich um ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen, das weltweit verwendet wird. Eine UBL-Rechnung ist nicht nur eine digitale Datei, sondern eine strukturierte XML-Datei, die Daten wie Rechnungsnummern, Beträge und Lieferanteninformationen auf einheitliche Weise darstellt. Dies ermöglicht es Systemen, Informationen aus der Rechnung automatisch und ohne menschliches Zutun zu lesen und zu verarbeiten.
Vorteile der UBL-Rechnungen:
Automatisierung: Keine manuelle Eingabe von Rechnungsdaten erforderlich.
Verlässlichkeit: Geringere Fehlerwahrscheinlichkeit, da die Informationen auf einheitliche und strukturierte Weise übermittelt werden.
Effizienz: Schnellere Bearbeitung und Bezahlung von Rechnungen.
Was ist PEPPOL?
PEPPOL steht für Pan-European Public Procurement Online. Dabei handelt es sich um ein Netz, das es Unternehmen und Behörden ermöglicht, elektronische Dokumente wie Rechnungen auf sichere und standardisierte Weise auszutauschen. Das PEPPOL-Netz verwendet spezifische technische Standards, darunter UBL, um die Interoperabilität zwischen verschiedenen Softwareplattformen zu gewährleisten.
Wie funktionieren die PEPPOL-Rechnungen?
Eine PEPPOL-Rechnung ist im Wesentlichen eine UBL-Rechnung, die über das PEPPOL-Netzwerk versandt wird. Um an diesem Netz teilzunehmen, muss Ihre Organisation einem autorisierten PEPPOL Access Point Provider beitreten. Dieser Anbieter stellt sicher, dass Ihre Rechnungen nach den korrekten Standards gesendet und empfangen werden.
Vorteile der PEPPOL-Rechnungen:
Einheitlichkeit: Eine internationale Norm, die in vielen Ländern anerkannt ist.
Sicherheit: Rechnungen werden über ein sicheres Netzwerk versandt.
Einhaltung der Vorschriften: PEPPOL erfüllt die gesetzlichen Anforderungen in vielen europäischen Ländern, was es für die öffentliche Beschaffung besonders attraktiv macht.
Warum zu UBL- und PEPPOL-Rechnungen wechseln?
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen über UBL und PEPPOL bietet den Unternehmen nicht nur praktische Vorteile, sondern wird auch zunehmend zur Pflicht. So schreiben beispielsweise die Regierungen vieler europäischer Länder die elektronische Rechnungsstellung über PEPPOL bei Ausschreibungen vor. Zudem wird die Bearbeitung von Papierrechnungen oder unstrukturierten digitalen Rechnungen immer teurer und zeitaufwändiger.
Wie fängt man an?
Wählen Sie die richtige Software: Stellen Sie sicher, dass Ihre Fakturierungssoftware UBL- und PEPPOL-kompatibel ist.
Schließen Sie sich einem Access Point-Anbieter an: Dadurch erhalten Sie Zugang zum PEPPOL-Netz.
Schulen Sie Ihr Team: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter verstehen, wie die neuen Prozesse funktionieren.
Testen Sie das System: Senden und empfangen Sie einige Testrechnungen, um eventuelle Probleme vor der vollständigen Umstellung zu beheben.
TriFact365 und elektronische Rechnungen
Es ist wichtig zu wissen, dass TriFact365 zwar noch keine PEPPOL-Rechnungen, aber UBL-Rechnungen verarbeiten kann. Dies macht TriFact365 zu einer hervorragenden Wahl für Unternehmen, die die Vorteile von UBL-Rechnungen nutzen möchten, ohne dem PEPPOL-Netzwerk beizutreten.
UBL- und PEPPOL-Rechnungen sind die Zukunft der Geschäftskommunikation und bieten zahlreiche Vorteile in Bezug auf Automatisierung, Zuverlässigkeit und Compliance. Wenn Sie jetzt umsteigen, können Sie Ihr Unternehmen auf eine effizientere und straffere Zukunft vorbereiten. Zögern Sie nicht, sich bei der Einführung dieser Technologien beraten zu lassen, damit Sie die Vorteile problemlos nutzen können.
