La aplicación TriFact365 es una práctica herramienta para automatizar el procesamiento de facturas. Tanto si eres empresario, contable o contable, esta app puede ahorrarte mucho tiempo.
Pero para sacarle realmente partido, es importante aprovechar al máximo sus funcionalidades. A continuación encontrará algunos consejos prácticos para trabajar de forma más eficiente con TriFact365.
1. Empezar con buen pie con una configuración clara
Empiece por configurar correctamente sus registros en TriFact365.
- Vincula tu paquete de contabilidad: Conecta la app a tu programa de contabilidad, como Exact Online o Twinfield, para que las facturas se transfieran automáticamente.
- Compruebe su configuración: Asegúrese de que los códigos de IVA, la moneda y otros parámetros son correctos. Esto evitará errores de procesamiento.
2. Utilizar bandejas de entrada inteligentes para el trabajo estructurado
TriFact365 ofrece la posibilidad de configurar bandejas de entrada inteligentes.
- Separación por cliente o proyecto: Configure diferentes bandejas de entrada para procesar facturas y recibos con claridad.
- Asignación automática: Utilice reglas de correo electrónico para enviar las facturas directamente a la bandeja de entrada correcta.
3. Utilizar la tecnología de IA
La aplicación utiliza IA (Inteligencia Artificial) para leer automáticamente los datos de las facturas.
- Compruebe los campos en el primer procesamiento: Los algoritmos aprenden de tus correcciones. Cuanto más utilices la aplicación, mejor reconocerá y procesará las facturas.
- Utilice documentos claros: Escanee facturas con buena resolución para un mejor reconocimiento.
4. Haz fotos instantáneas de recibos en alta calidad
Una buena foto del recibo garantiza que la aplicación reconozca los datos con precisión.
- Utilice la función de la aplicación para las fotos: Haz fotos de tus recibos directamente a través de la app para una mejor integración.
- Presta atención a la calidad: Asegúrate de que haya suficiente luz y una mano firme para que el texto sea nítido y fácil de leer. Evita las sombras o los recibos arrugados.
5. Automatizar en la medida de lo posible
- Establecer reglas de contabilización: Puede crear reglas de contabilización para las facturas periódicas. Piense en cuotas de suscripción o proveedores regulares. TriFact365 las reconoce y las procesa automáticamente.
- Aprobación automática: utilice flujos de trabajo de aprobación para que las facturas avancen por el proceso de forma rápida y segura.
6. La seguridad ante todo
Dado que trabaja con datos financieros, es importante tomarse en serio la seguridad.
- Contraseñas seguras: Utiliza contraseñas únicas y seguras para tu cuenta.
- Autenticación de dos factores (2FA): activa el 2FA para que tu cuenta sea más segura.
7. Forme a su equipo
Si varias personas de su organización utilizan TriFact365, asegúrese de que todos estén familiarizados con las funciones y los flujos de trabajo. Una breve sesión de formación puede hacer maravillas por la eficiencia y la coherencia.
Conclusiones
TriFact365 es una potente aplicación que facilita y agiliza su administración. Siguiendo estos consejos, sacará el máximo partido a la aplicación. Invierta algo de tiempo en un buen comienzo y siga mejorando los procesos. ¡Así es como la contabilidad casi se convierte en algo divertido!
