Un Sistema de Gestión Documental (SGD) es una solución digital para gestionar documentos. Este sistema le ayuda a organizar, almacenar y encontrar documentos de forma eficaz. Con un SGD, puedes compartir archivos fácilmente, hacer un seguimiento de las versiones y gestionar el acceso. Esto ahorra tiempo y evita errores en la gestión de documentos. Para las empresas, un DMS ofrece más control y mejor colaboración.
Historia
Los orígenes del DMS se remontan a principios de los años ochenta. Por aquel entonces, los documentos eran en su mayoría físicos y su gestión requería mucho más tiempo. Los primeros sistemas digitales eran sencillos y se centraban en escanear documentos en papel. Con el auge de los ordenadores e internet, los DMS se han vuelto cada vez más sofisticados. Hoy en día, los DMS modernos ofrecen soluciones en la nube e integraciones con otro software. Esto hace que la gestión de documentos sea aún más fácil y accesible.
Legislación
Al utilizar un SGD, debe tener en cuenta varias leyes y normativas. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en Europa impone requisitos estrictos sobre cómo gestionar y proteger los datos personales. Esto significa que tienes que asegurarte de que tu DMS cumple estas normas de privacidad.
Además, puede haber directrices sectoriales que afecten a la gestión de documentos. Pensemos en la Directiva de Archivo Electrónico o en la normativa sectorial de las entidades financieras. Es importante informarse bien sobre estas normas para evitar problemas legales.
Alternativas
Existen varias alternativas a un DMS tradicional. Una opción habitual es un servicio de almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox. Estas plataformas facilitan el acceso y el intercambio de archivos a través de internet. Son fáciles de usar y a menudo más baratas que un DMS completo. Otra alternativa es un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), que integra otros procesos empresariales además de la gestión de documentos. Esto puede ser útil para grandes organizaciones que necesitan una solución completa. Cada alternativa tiene sus ventajas, en función de las necesidades específicas y el tamaño de la empresa.
Otras investigaciones
Si quiere investigar un DMS, empiece por identificar sus necesidades. Considere características como el control de versiones, la gestión de usuarios y las capacidades de integración. Compare distintos proveedores en función de estos criterios. Lea opiniones y pida demostraciones para evaluar la usabilidad. También puede ser útil consultar experiencias de otros usuarios.
Asegúrese de elegir un sistema que cumpla las leyes y normativas y se adapte a las necesidades de su empresa. Investigar a fondo sus opciones le ayudará a tomar una decisión informada.
