En el mundo digital actual, la forma en que las empresas intercambian facturas está cambiando radicalmente. Las facturas en papel e incluso las tradicionales en PDF están dejando paso cada vez más a las facturas electrónicas. Dos términos clave en este contexto son las facturas UBL y las facturas PEPPOL. Pero, ¿qué significan exactamente estos términos y por qué son importantes para su organización? En este blog se lo explicamos.
¿Qué es una factura UBL?
UBL son las siglas de Universal Business Language. Se trata de un formato normalizado para facturas electrónicas que se utiliza en todo el mundo. Una factura UBL no es sólo un archivo digital, sino un archivo XML estructurado que representa datos como números de factura, importes e información del proveedor de manera uniforme. Esto permite a los sistemas leer y procesar la información de la factura automáticamente, sin intervención humana.
Ventajas de las facturas UBL:
Automatización: No es necesario introducir manualmente los datos de las facturas.
Fiabilidad: Menor probabilidad de errores, ya que la información se transmite de forma coherente y estructurada.
Eficacia: Tramitación y pago más rápidos de las facturas.
¿Qué es PEPPOL?
PEPPOL son las siglas de Contratación Pública Paneuropea en Línea. Se trata de una red que permite a empresas y autoridades públicas intercambiar documentos electrónicos, como facturas, de forma segura y normalizada. La red PEPPOL utiliza normas técnicas específicas, entre ellas UBL, para garantizar la interoperabilidad entre diferentes plataformas informáticas.
¿Cómo funcionan las facturas PEPPOL?
Una factura PEPPOL es esencialmente una factura UBL enviada a través de la red PEPPOL. Para participar en esta red, su organización debe adherirse a un proveedor de puntos de acceso PEPPOL autorizado. Este proveedor garantiza que sus facturas se envían y reciben de acuerdo con las normas correctas.
Ventajas de las facturas PEPPOL:
Uniformidad: Norma internacional reconocida en muchos países.
Seguridad: Las facturas se envían a través de una red segura.
Conformidad: PEPPOL cumple los requisitos legales de muchos países europeos, lo que lo hace especialmente atractivo para la contratación pública.
¿Por qué cambiar a las facturas UBL y PEPPOL?
El paso a la factura electrónica a través de UBL y PEPPOL no sólo ofrece ventajas prácticas a las empresas, sino que se está convirtiendo cada vez más en un requisito. Por ejemplo, los gobiernos de muchos países europeos están haciendo obligatoria la facturación electrónica a través de PEPPOL para las licitaciones. Además, el procesamiento de facturas en papel o digitales no estructuradas es cada vez más caro y requiere más tiempo.
¿Cómo empezar?
Elija el software adecuado: Asegúrese de que su programa de facturación es compatible con UBL y PEPPOL.
Únete a un proveedor de puntos de acceso: Esto te dará acceso a la red PEPPOL.
Forme a su equipo: Asegúrate de que tus empleados entienden cómo funcionan los nuevos procesos.
Pruebe el sistema: Envíe y reciba algunas facturas de prueba para resolver cualquier problema antes de cambiar por completo.
TriFact365 y facturas electrónicas
Es importante señalar que, aunque TriFact365 aún no puede procesar facturas PEPPOL, sí puede procesar facturas UBL. Esto convierte a TriFact365 en una excelente opción para las empresas que desean aprovechar las ventajas de las facturas UBL sin unirse a la red PEPPOL.
Las facturas UBL y PEPPOL son el futuro de la comunicación empresarial y ofrecen numerosas ventajas en términos de automatización, fiabilidad y cumplimiento. Si cambia ahora, preparará su empresa para un futuro más eficaz y ágil. No dude en solicitar asesoramiento sobre la implantación de estas tecnologías para poder disfrutar de sus ventajas sin complicaciones.
